La solution Jira a déjà fait ses preuves auprès de milliers d’équipes en matière de gestion de projet. Cependant, il manquait jusqu’à aujourd’hui une corde à l’arc de Jira : la gestion budgétaire. Vous aviez besoin d’utiliser un autre outil pour évaluer les coûts de votre projet. Nous sommes d’accord : ce n’est pas pratique pour vous assurer que les coûts rentrent dans votre budget, d’autant plus lorsque vous devez rendre des comptes auprès de vos clients pour justifier vos tarifs.
Pour adresser cette problématique budgétaire, nous allons voir deux outils dans cet article : Tempo Timesheets et Cost Tracker for Tempo Timesheets ; que nous présenterons à travers deux objectifs :
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Suivi des coûts
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Suivi des revenus
Suivez les coûts de vos projets directement dans Jira Cloud
Tempo Timesheets : suivi du temps pour calculer le coût de votre projet
Pour atteindre notre objectif qui est de suivre les coûts d’un projet sur Jira, nous avons besoin, dans un premier temps, de connaître la durée du projet. C’est ici que Tempo Timesheets entre en scène.
Avec Timesheets, les utilisateurs peuvent suivre le temps passé sur leurs tâches quotidiennes dans Jira. L’avantage ? Vous pouvez visualiser en un coup d’œil le temps alloué à chaque tâche et donc surveiller les délais. Ainsi, si certaines tâches prennent du retard, il est possible de changer leur ordre de priorité. Il est également possible d’attribuer un coût à chaque tâche grâce au Cost Tracker, ce qui permet de monitorer la santé financière du projet.
Obtenir une vue sur les temps alloués peut aider à comprendre l’avancement d’une tâche.
Tempo Cost Tracker : suivi des coûts de vos projets
Une fois que les temps sont enregistrés par les utilisateurs d’un projet sur Jira, vous êtes en possession de toutes les données nécessaires pour suivre les coûts de vos projets.
Le processus est très simple et se fait en 4 étapes :
1️⃣ Créer le projet sur Cost Tracker
2️⃣ Définir le périmètre
3️⃣ Préciser le tarif horaire
4️⃣ Déterminer le budget du projet
80% du processus peut se faire via la page d’accueil de Cost Tracker ! Sur l’image ci-dessus, nous avons créé un projet (1️⃣) dont nous souhaitons suivre tous les tickets présents sur le tableau AKA board et attribué par défaut un tarif de 10$ par heure (3️⃣), ce qui signifie que chaque heure nécessaire au projet AKA coûtera 10$ à l’entreprise. Une fois cela défini, Cost Trackers calcule les données automatiquement.
La dernière chose à faire est de déterminer un budget (4️⃣), qui sera représenté par une ligne orange. Il est possible d’aller plus loin dans le processus sans le définir, mais c’est assez rare. Pour saisir le budget, vous avez deux options : soit indiquer le montant global (ex : 50 000$) soit le diviser par paliers, c’est-à-dire qu’une partie du budget sera débloquée à des dates fixes (Ex : 10 000$ de janvier à février, 15 000$ de mars à mai).
Vous pouvez ajouter le budget et les paliers à partir de l’onglet Configuration d’un projet sur Cost Tracker.
Maintenant que toutes les informations clés sont saisies, vous pouvez visualiser dans l’onglet Vue d’ensemble la répartition des coûts, en fonction des variables définies.
Comme il est possible de voir sur l’image ci-dessus, le budget fixé n’est pas respecté : nous avons dépassé le budget de 920 000$, ce qui en temps normal, aurait des conséquences désastreuses.
📌 À noter : il est possible de survoler l’ensemble des journées pour visualiser la répartition des coûts par jour plutôt que par heure. Si nous avions commencé le suivi des coûts plus tôt, nous aurions pu anticiper les coûts importants et ajuster le périmètre.
Aller plus loin dans l’analyse des données
Grâce à l’onglet Scope, vous pouvez connaître le budget alloué à chaque tâche. Toutes les tâches du projet y sont répertoriées avec leurs coûts et leur temps.
📌 À noter : Il est possible d’organiser ces tâches en groupe de façon à ce que les informations soient plus faciles à lire. Par exemple, si plusieurs départements travaillent sur un projet, vous pouvez vous intéresser à la répartition des coûts par départements, pour mieux comprendre leur origine et s’ils représentent les montants que vous aviez prévus. Il pourrait être également judicieux de segmenter les différentes phases du projet et de s’assurer que celles-ci soient bien documentées.
Un des principaux avantages d’avoir les coûts et le temps pour chaque projet est la visibilité supplémentaire des données. Cela permet de faciliter la communication avec les autres parties prenantes et de les tenir informés en temps réel de l’avancée du projet. De plus, ces données peuvent être réutilisées pour de futurs projets dans le but d’améliorer les coûts et les temps prévisionnels pour réaliser certaines tâches et projets similaires.
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Une solution pratique pour suivre les coûts dans Jira
Nous avons vu qu’il était facile d’accéder rapidement au suivi des coûts d’un projet sur Cost Tracker, afin de les maîtriser. Avoir accès en temps réel aux données dans Jira augmente la visibilité et permet de suivre les coûts au jour le jour. En effet, nous avons vu qu’un chef de projet peut identifier facilement les tâches qui ont dépassé le budget et déterminer s’il est en mesure de finir le projet dans les limites du budget fixé.
Obtenez le suivi des revenus de vos projets dans Jira Cloud
Saisissez des données pertinentes
La première étape pour surveiller les coûts et les revenus de votre projet est de renseigner les données qui apparaîtront sur Cost Tracker. L’outil est relié avec Tempo Timesheets, le leader de la gestion du temps sur la marketplace Jira, afin d’associer un tarif horaire au temps saisi.
Lorsque vous travaillez sur des projets et que vous saisissez une certaine charge de travail, vous souhaitez probablement suivre l’évolution des coûts et revenus en temps réel. Comme toutes les données et opérations sont enregistrées sur Jira, les informations transférées d’une app à une autre sans erreur manuelle, et vous pouvez les voir immédiatement.
Créez un projet dans Cost Tracker
Grâce aux calculs automatiques de l’outil, la création d’un projet sur Cost Tracker est simple. Tout ce dont vous avez besoin, c’est de définir quelques variables telles que le périmètre des tickets que nous souhaitons suivre et le tarif horaire, et l’outil peut commencer à suivre les coûts.
Comme nous allons également nous intéresser au suivi des revenus, nous avons besoin d’activer cette fonctionnalité dans l’onglet Configuration du projet, sous Rates.
Vous obtiendrez alors les tarifs horaires et le tarif de facturation par défaut.
📌 À noter : il est possible d’ajouter des coûts et des taux de facturation personnalisés à des utilisateurs spécifiques. Par exemple : Taylor coûte à l’entreprise 36$/heure et nous facturons à ses clients 66$/heure. A la différence de Tara Flynn qui suit les tarifs horaires et le tarif de facturation par défaut ici : 25$/heure et 35$/heure. Ce scénario est courant, de par les différents rôles présents sur les projets (métiers, ancienneté etc.)
Cette étape est importante car elle impacte directement les résultats finaux du projet sur Cost Tracker, en termes de coûts, de revenus et de rentabilité.
Obtenez une vue d’ensemble sur vos coûts et revenus avec Cost Tracker
Maintenant que les tarifs horaires ont été correctement paramétrés, nous pouvons naviguer dans l’onglet Vue d’ensemble pour avoir un aperçu de l’évolution de notre projet et connaître notre rentabilité en quelques clics.
Comme nous le montre l’image ci-dessus, nous pouvons voir que le projet New Payment System for Soylent Corp nous a coûté un total de $2,8 millions en termes de développement. Ce chiffre est calculé à partir de tous les tickets relatifs au projet, multiplié par le taux horaire de chaque utilisateur. En parallèle, nous pouvons voir que notre projet a été facturé $4,3 millions à notre client – calculé de la même façon que nos coûts. L’ensemble de ces données montrent clairement la rentabilité de notre projet.
Comprenez d’où viennent vos revenus
Vous êtes désormais en mesure d’avoir une vue d’ensemble sur les coûts et les revenus de votre projet, et donc un aperçu de sa santé financière. Nous pouvons approfondir cette analyse en nous intéressant de plus près aux variables qui contribuent à ces revenus. Cela peut être utile pour justifier nos tarifs auprès de nos clients. Par exemple, il est possible d’avoir une ventilation des coûts et des revenus en fonction des membres de l’équipe. Puisque Cost Tracker récupère directement les données via Tempo Timesheets, tous les journaux de travail sont synchronisés avec le projet de Cost Tracker, ce qui permet d’obtenir avec précisions les coûts engagés.
L’onglet Team permet de comprendre rapidement les coûts de production des équipes qui travaillent sur le projet. Ainsi, cela permet de vérifier quels sont les départements qui respectent ou non leurs budgets, délais etc. Cette vue offre également la possibilité de hiérarchiser les tâches en fonction de la rentabilité d’un membre de l’équipe. Par exemple, sur l’image ci-dessus, nous remarquons que les rédacteurs techniques représentent 22% de nos coûts. Cela peut paraître excessif. Si nous avions eu les informations plus tôt, nous aurions pu limiter ces coûts et réaffecter le budget ailleurs.
Comme nous pouvons le voir – toujours sur l’image ci-dessus -, de nombreux rôles ont été définis. Ce paramètre est accessible via l’onglet Configuration sous Team, où vous pourrez attribuer un rôle à chaque membre.
Il est intéressant d’avoir cette information car elle pourra être utilisée dans le futur afin de déterminer les ressources nécessaires (rôles, budget, revenus) pour un projet de nature similaire.
Une autre vue susceptible de vous intéresser est la ventilation des coûts et des revenus par tâches, pour comprendre quelles tâches sont les plus rentables, ou à l’inverse, les plus coûteuses. Ces informations peuvent servir à redéfinir les priorités en termes d’efforts et de ressources.
Nous pouvons avoir accès à ces données directement dans l’onglet Scope.
📌 À noter : il est possible de regrouper les tâches dans des dossiers pour une meilleure organisation. Par exemple, les regrouper par thème permettrait une meilleure compréhension de la rentabilité. Vous pouvez alors rassembler les tâches en épopée et ainsi permettre une meilleure transmission des informations à vos clients.
Il est également possible d’exporter ces données au format Excel. Vous pouvez soit extraire tous les journaux de travail avec toutes les informations pertinentes (nom des tâches, groupes, temps passé, coûts, revenus) ou soit récupérer les mêmes données que celles présentes dans l’onglet Scope. C’est l’idéal pour créer rapidement une facture ou bien exporter ces données vers un autre système.
Une expérience Lean
Comme nous l’avons vu, Cost Trackers est un moyen simple de traduire vos temps enregistrés en KPI financier, ce qui permet de garantir une croissance durable de votre entreprise.
Cet outil peut être également pertinent pour offrir une visibilité à l’ensemble des parties prenantes sur la répartition des coûts et des revenus par rôle, par utilisateur et par tâche. En d’autres termes, Cost Tracker permet de surveiller les indicateurs de performance financière de vos projets et de contribuer aux décisions de l’entreprise.
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