Comment RHEXIS a migré de Jira Server vers Jira Cloud ?

Migration vers le Cloud

Formation Jira

Jira Software

Bitbucket

Utilisatrice convaincue de Jira Software Server, l’entreprise spécialisée dans l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle a fait appel à Twybee dans le cadre de sa migration vers le Cloud Atlassian. Retour sur expérience.

Pourquoi ont-ils choisi de migrer vers le Cloud ?

Depuis plus de 10 ans, la société française RHEXIS accompagne ses clients issus de divers secteurs (automobile, pharmaceutique, bancaire). Son credo : les assister dans le déploiement de leur plan de développement des compétences et ce, du recueil des besoins formations jusqu’à la gestion administrative des dossiers et la réalisation de reporting. Ce service, qui, permet aux entreprises de se recentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée (comme accompagner le développement de leurs collaborateurs), est porté par une solution nommée Rhebus. L’équipe de développement de cette solution exploite Jira Software Server pour organiser ses différentes tâches.

Conquise par la suite Atlassian, l’entreprise, toujours en quête de performance, vise de nouveaux objectifs :

  • Favoriser les logiciels en mode SaaS.
  • Faciliter l’intégration entre les logiciels Jira, Bitbucket, Slack et Confluence.
  • Ouvrir ses outils de travail à des membres extérieurs.

Pour relever ces nouveaux défis, une solution s’impose : migrer vers le cloud Atlassian. En effet, que ce soit sur l’évolution rapide des utilisateurs Jira ou sur l’envie de se recentrer uniquement sur le développement de la solution Rhebus, l’hébergement Cloud répond parfaitement aux besoins de RHEXIS.

Atlassian Cloud : 3 bonnes raisons d’entamer une migration

Dotée de nouvelles fonctionnalités, la version Cloud d’Atlassian décuple la productivité de ses utilisateurs. Au-delà d’un nombre record d’intégrations disponibles (plus de 1 000 !), elle anticipe les besoins des entreprises en boostant l’évolution de ses logiciels. Travail à distance, centralisation des informations et collaboration en temps réel n’appartiennent plus à l’avenir mais au présent ! Pourquoi migrer le vers le Cloud Atlassian ? Nos réponses en 3 points.

 

De Jira Server à Jira Cloud : favoriser les logiciels en mode SaaS

RHEXIS avait pour objectif de limiter l’hébergement des outils sur site au profit d’une bascule vers des outils Cloud. Ce changement a permis :

  • D’augmenter la sécurité : la solution Cloud réduit en effet les risques d’accès aux données sensibles de l’entreprise.
  • De réduire la maintenance : le Cloud Atlassian soulage les équipes qui devaient auparavant garantir le bon fonctionnement du serveur.

Les plus d’une migration de Jira Server en direction du Cloud Atlassian : en déléguant à Atlassian la gestion de l’infrastructure de Jira, les coûts baissent considérablement. Les équipes se délestent des tâches de montée de version des logiciels, d’installation des correctifs de sécurité et d’augmentation des performances.

 

Migrer vers le Cloud : intégrer les solutions Atlassian de bout en bout

Atlassian propose une suite de logiciels collaboratifs :

  • Jira Software pour le suivi des tâches,
  • Bitbucket comme solution Git,
  • Confluence pour les prises de notes et les documentations projets.

Avec le Cloud Atlassian, ces solutions s’intègrent les unes aux autres de manière transparente pour l’utilisateur. Résultat : les équipes possèdent une interface unique qui leur garantit un maximum de productivité ! Concrètement, migrer vers le Cloud permet par exemple de mettre à jour les tickets Jira à partir de commits Git, de construire des reportings temps réel dans Jira et Confluence ou encore de créer des tickets Jira depuis une page Confluence.

 

Cloud Jira : accéder à Jira partout, tout le temps

Vive la mobilité ! Avec le Cloud Atlassian, plus besoin de passer par un VPN ou d’aller au bureau pour travailler sur Jira, une simple connexion Internet suffit. On accède aux informations projets où que l’on se trouve, quand on veut, depuis un ordinateur ou un smartphone.

 

La migration de RHEXIS vers le Cloud Atlassian

Après avoir validé le budget et l’organisation de la migration en interne, RHEXIS a cherché le partenaire Atlassian à même d’assurer la prestation. C’est l’équipe de consultants Twybee qui a été choisie en raison de sa grande expérience concernant Jira. Le cahier des charges de RHEXIS comportait deux axes majeurs :

  • Migrer l’intégralité de l’historique des tickets de Jira Server version 6.3 vers Jira Cloud.
  • Faciliter les intégrations avec Bitbucket, Slack et Front.

 

Jour après jour : le déroulé de la migration vers le Cloud

Date

Contenu

Résultat produit par Twybee

J1

Atelier de démarrage : séance de questions-réponses pour cerner les enjeux de la migration vers le Cloud

RHEXIS présente son utilisation actuelle de Jira Server tandis que les consultants certifiés Atlassian de Twybee évaluent le prisme et les objectifs du projet ainsi que les besoins des équipes.

Compte-rendu de la migration vers Jira Cloud

  • Les consultants Twybee soulèvent différents points d’attention (nouveau nom de certaines fonctionnalités, actions à prévoir avant la migration…) et proposent des axes d’amélioration (ex : comment profiter de la migration vers le Cloud Atlassian pour améliorer l’exploitation de Jira et ainsi unifier les workflows, créer des automatisations, ajouter des apps…).

  • La stratégie de migration est validée.

J3

Migration des données à blanc vers un Jira Cloud test

Création d’un environnement de test grâce à la mise à jour vers une version plus récente de Jira Server

La mise à jour de l’instance Jira Server 6.3 vers une version Server plus récente a permis aux consultants de migrer vers le Cloud. Suite à cela, un Jira Cloud de test a été mis en place comprenant les améliorations suggérées lors de l’atelier précédent. Cela permet à RHEXIS de valider le bon fonctionnement du nouvel outil.

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Présentation de la plateforme Jira Cloud d’Atlassian

Familiarisation avec la nouvelle interface Atlassian

Une période consacrée à la découverte de la nouvelle interface Cloud est organisée pour préparer les équipes RHEXIS à la bascule de Jira Server en direction de Jira Cloud et ainsi fluidifier le changement.

J10

Validation RHEXIS du bon fonctionnement de Jira en version Cloud

Testing complet de Jira Cloud

Après une semaine de tests, RHEXIS valide le bon fonctionnement de Jira Cloud, conformément aux besoins des équipes utilisatrices. Le planning de migration est validé à l’issue des tests.

J17

Transfert de compétences : la formation qui précède la migration vers le Cloud

Formation sur Jira Cloud

Les consultants certifiés Atlassian de Twybee ont formé les équipes RHEXIS afin de leur permettre de monter en compétences sur la solution Jira Cloud. Les points majeurs suivants ont été abordés :

  • Présentation des nouvelles fonctionnalités.

  • Explication de l’administration Jira Cloud.

  • Focus sur la sécurité des données dans le Cloud Atlassian (gestion des droits d’accès).

J20

Migration des données en production : de Jira Server à Jira Cloud

Exploitation du nouveau logiciel Cloud

Les consultants Twybee mettent à disposition la nouvelle solution Jira Cloud intégrant l’ensemble des données RHEXIS issues de Jira Server (tickets, pièces jointes, commentaires, utilisateurs…).

💡 Bon à savoir : si la durée de la mission de migration de Jira Server vers Jira Cloud a atteint 5 jours, le projet s’est quant à lui étalé sur 20 jours. Pourquoi ? Il s’agit là d’une spécificité de la méthodologie Twybee. Soucieux de permettre à leurs clients de se familiariser avec les nouveaux outils et de pouvoir formuler des retours utilisateurs, les consultants certifiés Atlassian accordent à l’entreprise cliente un laps de temps conséquent entre chaque jour de mission.

Retour sur l’accompagnement de Twybee…

Après la migration de ses outils vers le Cloud Atlassian, Cédric, directeur technique chez RHEXIS affirme :

“Le planning proposé a été maintenu et le cahier des charges respecté. Manon a répondu à nos diverses questions et a su nous challenger avec des pistes d’amélioration à mettre en place sur notre Jira, notamment grâce aux automatisations.”

… et sur la nouvelle interface

check site internet  L’interface Cloud est très intuitive : le tableau SCRUM est plus facile d’accès.
check site internet  La vue roadmaps est un vrai plus : meilleure visualisation des tâches.
check site internet  L’intégration à Bitbucket est simple et efficace : mise à jour des tickets Jira depuis la solution Git.

FAQ – La migration vers le Cloud Atlassian mode d’emploi

 

Comme RHEXIS, votre entreprise souhaite migrer vers le Cloud ? Découvrez les cas de figure rencontrés par ce client lors de la mise en place des nouveaux outils.

Mon équipe exploite une version obsolète de Jira Server, comment faire pour migrer vers le Cloud Atlassian ?

Réponse du consultant Twybee : « Au moment de l’étude du projet, RHEXIS utilisait une ancienne version de Jira non compatible avec la migration vers le Cloud. Nous avons alors réalisé une mise à jour vers une version récente de Jira. Cette manipulation a permis ensuite de migrer normalement. »

Est-il possible de tester Jira Cloud avant sa mise en place en entreprise ?

Réponse du consultant Twybee : « Oui, c’est possible. Pour assurer la migration de RHEXIS vers le Cloud Atlassian, Twybee a mis en place un environnement de test. Objectif : permettre aux équipes de prendre plus facilement en main la solution. Il est également possible d’utiliser une version gratuite de Jira Cloud avant de se lancer. »Tester Jira Cloud gratuitement.

Combien de temps une migration vers le Cloud Atlassian dure-t-elle ?

Réponse du consultant Twybee : « En moyenne, migrer vers le Cloud dure environ 5 à 10 jours. Cette durée varie selon le nombre de projets, de tickets, de pièces jointes, etc. à basculer. »

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