Comment réussir la conduite du changement ?

Faciliter le travail Ă  distance, optimiser certains processus ou mettre en place de nouveaux outils de gestion de projets : voici les nouveaux challenges des entreprises d’aujourd’hui. Pour que ces derniĂšres puissent rester compĂ©titives, elles sont dans l’obligation de mettre en place des stratĂ©gies de conduite du changement. Nous verrons dans cet article comment les apprĂ©hender.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

Qu’est-ce que la rĂ©sistance au changement ?

Comment maĂźtriser la conduite du changement ?

Quels outils utiliser pour votre conduite du changement ?

Ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement consiste Ă  mettre en place un projet d’organisation ou de rĂ©organisation d’une entreprise afin qu’elle puisse Ă©voluer dans un environnement pĂ©renne. Ce changement est souvent accompagnĂ© d’une mĂ©thodologie de conduite de projets notamment Ă  l’aide de la mĂ©thode de John Kutter, professeur Ă  la Harvard Business School.

La question de la conduite du changement est tellement importante de nos jours, mais pourquoi ? Si une entreprise souhaite rester compĂ©titive, elle doit ĂȘtre en amĂ©lioration continue : Est-ce que mes logiciels me suffisent ? Comment faire Ă©voluer le mode de fonctionnement de mon entreprise ?

Les managers doivent Ă©galement revĂȘtir une double casquette de coach et de manager afin de maĂźtriser ce type de projet. Les soft skills qu’ils devront possĂ©der sont :

‱ La gestion du stress pour ne pas se laisser dĂ©passer et pour savoir prendre du recul,

‱ L’intelligence Ă©motionnelle afin d’adapter son langage et comprendre les personnes que les entourent,

‱ La crĂ©ativitĂ© pour trouver toujours de nouvelles solutions face aux problĂšmes.

💡 Ce qu’il faut savoir : le changement comporte 2 facettes. La premiĂšre est le changement organisationnel et la deuxiĂšme, le changement individuel. Le changement organisationnel est essentiellement technique Ă  l’inverse de l’individuel, qui consiste Ă  faire Ă©voluer ses salariĂ©s Ă  l’aide de formation ou de coaching. Le changement individuel accompagne toujours le changement organisationnel et non pas l’inverse.

La résistance au changement

La rĂ©sistance est la force s’opposant Ă  ce mouvement de changement. Comment apprĂ©hender cette rĂ©sistance et accompagner au mieux les salariĂ©s ? Voici les symptĂŽmes d’une rĂ©sistance au changement :

‱ Une baisse de motivation au travail

‱ Une apparition de rumeur : “ce n’est pas sĂ©rieux”, “c’est compliquĂ©â€

‱ Des conflits entre certaines personnes

 

Pour rassurer ces personnes, vous pouvez mettre quelques actions en place telles que : communiquer sur le projet (répondre aux questionnements des salariés), valoriser les résultats obtenus étape par étape ou encore faire attention au vocabulaire utilisé pour ne pas brusquer ses interlocuteurs.

 

 

“Ils ne savaient pas que c’Ă©tait impossible alors ils l’ont fait” – M. Twain

Les essentiels pour maĂźtriser la conduite du changement

Comprendre le besoin et définir des objectifs

Vous savez que certains process pourraient ĂȘtre amĂ©liorĂ©s, que des personnes sont dans le besoin de formations ou que vos logiciels deviennent obsolĂštes. Il est donc temps de faire bouger les choses. CrĂ©ez un sentiment d’urgence en Ă©nonçant ce besoin de changement en vous munissant d’exemples concrets. Votre souhait numĂ©ro 1 ? EntraĂźner tous les membres pouvant ĂȘtre impliquĂ©s dans votre dĂ©marche.

Une fois les personnes convaincues, il est impĂ©ratif de confier la responsabilitĂ© des principales dĂ©cisions Ă  des personnes crĂ©dibles, dotĂ©es d’une grande capacitĂ© de communication et d’une facultĂ© d’analyse de la situation afin de commencer de bon pied.

💡 N’oubliez pas de bien dĂ©finir les objectifs de cette conduite du changement : quelle est la vision de l’entreprise et qu’est-ce que ce changement va apporter Ă  l’organisation ?

Inclure les membres de l’entreprise

La conduite du changement n’est pas un exercice facile, que ce soit pour l’Ă©quipe en charge de celle-ci mais Ă©galement pour tous les salariĂ©s de l’entreprise. Ils doivent se sentir concernĂ©s et acteur du changement. Vous pouvez, par exemple, faire des votes sur certains aspects de la stratĂ©gie (surtout pour mieux comprendre leurs attentes et ainsi ne pas les dĂ©cevoir ou les brusquer) :

‱ PrĂ©fĂ©rez-vous ĂȘtre formĂ© par groupe de 15 ou de 20 ?

‱ OĂč souhaitez-vous que l’on communique sur les aspects du projet : par e-mail ou sur l’intranet ?

De leur cĂŽtĂ©, ils se sentiront inclus dans les changements effectuĂ©s par l’entreprise et du cĂŽtĂ© de l’Ă©quipe en charge de la conduite du changement, ils rĂ©colteront des informations importantes pour pouvoir avancer sereinement.

 

Communiquer un maximum

On oublie souvent ce point. Cependant, c’est un des Ă©lĂ©ments clĂ©s pour une conduite du changement rĂ©ussie. Ce n’est pas toujours facile de se sentir Ă  l’aise quand son environnement est en pleine migration. La communication va permettre aux salariĂ©s de comprendre l’avancĂ©e du projet et de connaĂźtre les prochaines Ă©tapes Ă  venir. Vous pouvez organiser des Ă©vĂ©nements mensuels avec les salariĂ©s afin de fĂȘter ensemble les succĂšs et les objectifs atteints ou, si vous ĂȘtes en fin de parcours du changement, envoyer des e-mails pour organiser les futures sessions de formations.

Le but de la communication ? Faciliter la transition et rassurer les membres de l’organisation.

Quels outils utiliser pour votre conduite du changement ?

Pour piloter au mieux la transformation de l’entreprise, des solutions de gestion de projets doivent ĂȘtre utilisĂ©es. Nous vous en avons sĂ©lectionnĂ© 3 qui, pour nous, englobent tous les points relatifs pour une bonne organisation. Confluence pour centraliser l’information, Jira pour gĂ©rer le projet en mode collaboratif et Slack pour communiquer facilement entre les membres de l’entreprise.

 

Confluence pour centraliser les informations

Page Confluence – Notes de rĂ©unions

Confluence centralise les connaissances au sein d’une base de donnĂ©es unique et accessible aux membres d’une mĂȘme organisation. Ce logiciel permet le partage et son enrichissement d’une maniĂšre intuitive. ConcrĂštement les entreprises utilisent confluence pour : gĂ©rer des projets tout en documentant, crĂ©er des pages pouvant servir aux salariĂ©s (des tutoriels, par exemple).

Dans le cas d’une conduite de changement, Confluence pourra vous aider à :

‱ Prendre des notes pour les rĂ©unions de projet : qu’est-ce qui a Ă©tĂ© Ă©noncĂ©, quelles sont les Ă©tapes Ă  suivre ?

‱ Documenter l’avancĂ©e du projet : objectifs du projet, budgĂ©tisation.

‱ Assurer le “aprùs” : documentation pour prendre en main les nouveaux outils ou comment suivre les nouveaux process.

Jira pour la gestion de tĂąches collaboratives

Jira Work Management

Jira Work Management pour la gestion de projet

Comment faire pour planifier, dĂ©lĂ©guer ou comprendre le projet en coup d’Ɠil ? Avec un outil de gestion de projet pardi ! Jira est LE logiciel de rĂ©fĂ©rence pour la gestion de tĂąches. Cette solution vous permet de suivre chaque Ă©tape du projet, Ă  travers diffĂ©rentes vues disponibles : calendrier, vue Gantt, liste
 Le plus ? Son prix. En dessous de 10 utilisateurs, ce logiciel est 100% gratuit !

Slack pour communiquer avec votre Ă©quipe

Logiciel Slack

Slack est un logiciel vous permettant de communiquer en tant rĂ©el avec vos collĂšgues. Vous pouvez sĂ©parer votre espace en plusieurs canaux reprĂ©sentant des thĂšmes. Dans le cas d’une conduite de changement, vous pouvez faire un canal avec l’Ă©quipe en charge et un autre pour communiquer avec les salariĂ©s. Sur ordinateur ou sur portable, ne perdez aucune info du projet !

Ce qu’il faut retenir :

  • La conduite du changement doit ĂȘtre vue comme un rĂ©el projet : organisation, communication
 Rien ne doit ĂȘtre laissĂ© au hasard.

  • La rĂ©ussite de la conduite du changement dĂ©pend de plusieurs facteurs : le contexte, le degrĂ© de rĂ©sistance et l’adhĂ©sion rapide d’une majoritĂ© de personnes.

  • PlutĂŽt choisir des mesures franches Ă  des mesures progressives qui ne feront qu’accentuer le stress des salariĂ©s suite Ă  ce changement.

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