Comment réussir la conduite du changement ?

Faciliter le travail à distance, optimiser certains processus ou mettre en place de nouveaux outils de gestion de projets : voici les nouveaux challenges des entreprises d’aujourd’hui. Pour que ces dernières puissent rester compétitives, elles sont dans l’obligation de mettre en place des stratégies de conduite du changement. Nous verrons dans cet article comment les appréhender.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

Qu’est-ce que la résistance au changement ?

Comment maîtriser la conduite du changement ?

Quels outils utiliser pour votre conduite du changement ?

Ce qu’il faut retenir

La conduite du changement consiste à mettre en place un projet d’organisation ou de réorganisation d’une entreprise afin qu’elle puisse évoluer dans un environnement pérenne. Ce changement est souvent accompagné d’une méthodologie de conduite de projets notamment à l’aide de la méthode de John Kutter, professeur à la Harvard Business School.

La question de la conduite du changement est tellement importante de nos jours, mais pourquoi ? Si une entreprise souhaite rester compétitive, elle doit être en amélioration continue : Est-ce que mes logiciels me suffisent ? Comment faire évoluer le mode de fonctionnement de mon entreprise ?

Les managers doivent également revêtir une double casquette de coach et de manager afin de maîtriser ce type de projet. Les soft skills qu’ils devront posséder sont :

• La gestion du stress pour ne pas se laisser dépasser et pour savoir prendre du recul,

• L’intelligence émotionnelle afin d’adapter son langage et comprendre les personnes que les entourent,

• La créativité pour trouver toujours de nouvelles solutions face aux problèmes.

💡 Ce qu’il faut savoir : le changement comporte 2 facettes. La première est le changement organisationnel et la deuxième, le changement individuel. Le changement organisationnel est essentiellement technique à l’inverse de l’individuel, qui consiste à faire évoluer ses salariés à l’aide de formation ou de coaching. Le changement individuel accompagne toujours le changement organisationnel et non pas l’inverse.

La résistance est la force s’opposant à ce mouvement de changement. Comment appréhender cette résistance et accompagner au mieux les salariés ? Voici les symptômes d’une résistance au changement :

• Une baisse de motivation au travail

• Une apparition de rumeur : “ce n’est pas sérieux”, “c’est compliqué”

• Des conflits entre certaines personnes

Pour rassurer ces personnes, vous pouvez mettre quelques actions en place telles que : communiquer sur le projet (répondre aux questionnements des salariés), valoriser les résultats obtenus étape par étape ou encore faire attention au vocabulaire utilisé pour ne pas brusquer ses interlocuteurs.

Comprendre le besoin et définir des objectifs

Vous savez que certains process pourraient être améliorés, que des personnes sont dans le besoin de formations ou que vos logiciels deviennent obsolètes. Il est donc temps de faire bouger les choses. Créez un sentiment d’urgence en énonçant ce besoin de changement en vous munissant d’exemples concrets. Votre souhait numéro 1 ? Entraîner tous les membres pouvant être impliqués dans votre démarche.

Une fois les personnes convaincues, il est impératif de confier la responsabilité des principales décisions à des personnes crédibles, dotées d’une grande capacité de communication et d’une faculté d’analyse de la situation afin de commencer de bon pied.

💡 N’oubliez pas de bien définir les objectifs de cette conduite du changement : quelle est la vision de l’entreprise et qu’est-ce que ce changement va apporter à l’organisation ?

Inclure les membres de l’entreprise

La conduite du changement n’est pas un exercice facile, que ce soit pour l’équipe en charge de celle-ci mais également pour tous les salariés de l’entreprise. Ils doivent se sentir concernés et acteur du changement. Vous pouvez, par exemple, faire des votes sur certains aspects de la stratégie (surtout pour mieux comprendre leurs attentes et ainsi ne pas les décevoir ou les brusquer) :

• Préférez-vous être formé par groupe de 15 ou de 20 ?

• Où souhaitez-vous que l’on communique sur les aspects du projet : par e-mail ou sur l’intranet ?

De leur côté, ils se sentiront inclus dans les changements effectués par l’entreprise et du côté de l’équipe en charge de la conduite du changement, ils récolteront des informations importantes pour pouvoir avancer sereinement.

Communiquer un maximum

On oublie souvent ce point. Cependant, c’est un des éléments clés pour une conduite du changement réussie. Ce n’est pas toujours facile de se sentir à l’aise quand son environnement est en pleine migration. La communication va permettre aux salariés de comprendre l’avancée du projet et de connaître les prochaines étapes à venir. Vous pouvez organiser des événements mensuels avec les salariés afin de fêter ensemble les succès et les objectifs atteints ou, si vous êtes en fin de parcours du changement, envoyer des e-mails pour organiser les futures sessions de formations.

Le but de la communication ? Faciliter la transition et rassurer les membres de l’organisation.

Pour piloter au mieux la transformation de l’entreprise, des solutions de gestion de projets doivent être utilisées. Nous vous en avons sélectionné 3 qui, pour nous, englobent tous les points relatifs pour une bonne organisation. Confluence pour centraliser l’information, Jira pour gérer le projet en mode collaboratif et Slack pour communiquer facilement entre les membres de l’entreprise.

Confluence pour centraliser les informations

Page Confluence – Notes de réunions

Confluence centralise les connaissances au sein d’une base de données unique et accessible aux membres d’une même organisation. Ce logiciel permet le partage et son enrichissement d’une manière intuitive. Concrètement les entreprises utilisent confluence pour : gérer des projets tout en documentant, créer des pages pouvant servir aux salariés (des tutoriels, par exemple).

Dans le cas d’une conduite de changement, Confluence pourra vous aider à :

• Prendre des notes pour les réunions de projet : qu’est-ce qui a été énoncé, quelles sont les étapes à suivre ?

• Documenter l’avancée du projet : objectifs du projet, budgétisation.

• Assurer le “après” : documentation pour prendre en main les nouveaux outils ou comment suivre les nouveaux process.

Jira pour la gestion de tâches collaboratives

Jira Work Management pour la gestion de projet

Comment faire pour planifier, déléguer ou comprendre le projet en coup d’œil ? Avec un outil de gestion de projet pardi ! Jira est LE logiciel de référence pour la gestion de tâches. Cette solution vous permet de suivre chaque étape du projet, à travers différentes vues disponibles : calendrier, vue Gantt, liste… Le plus ? Son prix. En dessous de 10 utilisateurs, ce logiciel est 100% gratuit !

Slack pour communiquer avec votre équipe

Slack est un logiciel vous permettant de communiquer en tant réel avec vos collègues. Vous pouvez séparer votre espace en plusieurs canaux représentant des thèmes. Dans le cas d’une conduite de changement, vous pouvez faire un canal avec l’équipe en charge et un autre pour communiquer avec les salariés. Sur ordinateur ou sur portable, ne perdez aucune info du projet !

Ce qu’il faut retenir :

• La conduite du changement doit être vue comme un réel projet : organisation, communication… Rien ne doit être laissé au hasard.

• La réussite de la conduite du changement dépend de plusieurs facteurs : le contexte, le degré de résistance et l’adhésion rapide d’une majorité de personnes.

• Plutôt choisir des mesures franches à des mesures progressives qui ne feront qu’accentuer le stress des salariés suite à ce changement.