Ça vous est déjà arrivé d’assister à une réunion sans vraiment savoir pourquoi ? Ça devait être bien long… Et on est désolé pour ça. Pour avoir des réunions productives, différents facteurs doivent être pris en compte et notamment la valeur de chaque personne présente. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment rendre vos réunions beaucoup plus productives. Que soit à distance ou en visio, les réunions font partie de la vie en entreprise. Mal organisées, elles peuvent devenir inutiles et faire perdre du temps et donc de l’argent.
Pour naviguer plus facilement dans cet article, voici les points que nous allons aborder :
Qu’est-ce qu’une réunion de travail ?
Quels sont les différents types de réunions ?
Combien de temps dure une réunion ?
Qu’est-ce qu’une réunion de travail ?
Une réunion de travail est une rencontre réunissant des collègues d’une même entreprise ou d’une entreprise extérieure dans le but d’organiser, de planifier, de suivre un travail ou de diffuser une information. Les personnes échangent sur un objectif commun et sur un temps défini avant la réunion.
Comment définir l’objectif d’une réunion ?
Définir un objectif est très important pour le bon déroulé d’une réunion. S’il n’en existe, les personnes ne seront pas pourquoi ils sont présents et le meeting ne sera pas effectif. En sachant quel est leur rôle à jouer, les réunions seront beaucoup plus productives. Pour qu’un objectif soit correctement définit, utilisez la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel).
Spécifique
L’objectif doit être clairement défini. Chaque personne présente à la réunion doit comprendre son enjeu. Sans cela, les actions seront insuffisantes ou partiront dans tous les sens.
Mesurable
Les actions doivent être quantifiables. Par exemple, pour une réunion, vous pouvez définir plusieurs actions telles que :
- Finir le budget pour l’année 2023
- Savoir quels contenus poster pour le mois d’août
- Les participants comprennent le planning des prochains mois
Atteignable
Pour qu’un objectif soit atteignable, il faut avoir tous les moyens pour l’atteindre : matériels, temps alloués et personnes présentes.
Réaliste
Créer des objectifs juste pour dire qu’il y en a, ce n’est pas utile. Pas la peine d’en faire 10 pour n’en tenir que 5.
Temporel
Définissez le temps alloué cet objectif. Une réunion One to One, durera 25 minutes alors qu’une réunion de suivi de projet plutôt 40 minutes.
Exemples d’objectifs SMART
Pour vous aider à définir vos objectifs de réunion, voici une liste d’exemples :
- À la fin de ces 30 minutes de réunion, nous devons faire la liste des actions à mettre en place pour améliorer l’onboarding des salariés
- À la fin de cette heure, tous les participants de la réunion sauront quels sont leurs avantages proposés par l’entreprise et comment les demander.
Quels sont les différents types de réunion ?
Oh, encore une réunion ! Et oui, il existe différents types de réunion avec un objectif qui diffère. Voici celles les plus rencontrées dans le monde du travail :
La réunion de suivi
Que ce soit pour suivre un projet ou l’avancement du travail d’un collègue, la réunion de suivi permet de comprendre les tâches effectuées, d’aider dans certains blocages et de planifier les prochaines étapes à la bonne réalisation du travail.
Exemples de réunion de suivi
- Réunion 1:1
- Stand up meeting
- Réunion de suivi de projet
- Réunion de résolution de problème
Le brainstorming
Le brainstorming, ou remue-méninges en français, est une technique ayant pour but de s’éparpiller afin de trouver de nouvelles idées sur un thème donné.
La réunion d’information
La réunion d’information a pour objectif de faire passer un message aux personnes présentes. Souvent sous forme de conférences, de formations ou de fixations d’objectifs, on retrouve beaucoup de supports de communication telle qu’une présentation PowerPoint, afin de captiver les participants.
Quelle est la durée parfaite d’une réunion ?
Le nez qui pique au bout d’une matinée de réunion, on l’a tous déjà vécu. Et c’est normal ! Se concentrer sans bouger et en ayant les yeux fixer sur un écran, c’est compliqué. Alors on a fait nos recherches pour savoir quelle était la durée parfaite d’une réunion et on a trouvé : une étude américaine montre que la durée idéale pour une réunion est de 37,5 minutes.
Bien entendu, la durée d’une réunion va changer en fonction du type de celle-ci, du nombre de personnes présentes et de l’objectif final. Dans la partie suivante nous vous expliquons comment bien organiser ses réunions en optimisant plusieurs facteurs.
5 conseils pour bien organiser une réunion
Vous en avez marre d’avoir des réunions de 2h sans voir un réel avancement sur vos projets ? Voici 5 conseils qui vont feront changer votre vision des réunions !
Énoncez clairement le but de votre réunion
Avant chaque réunion, envoyez par e-mail l’objectif de la discussion. Il faut que ce soit concis et que l’idée soit la plus claire possible. Vous pouvez communiquer ces informations à l’aide de la méthode CCP (Clair Concis Précis). Énoncez clairement les thèmes que vous allez aborder, les buts et la durée de la réunion. Cela permettra aux membres présents de préparer des questions ou de se familiariser avec les sujets.
Élisez un délégué temporel
Avant de débuter la réunion, faites élire un délégué temporel. Cela permettra de limiter les débordements et de respecter le temps de parole. Les réunions deviennent peu productives lorsqu’elles ne sont pas assez structurées, où chaque personne donne son point de vue. Elles deviennent interminables et inutiles.
👉 Le délégué temporel ne doit pas toujours être le même. Chaque personne doit avoir la possibilité d’expérimenter ce rôle.
Définissez une durée de réunion
Ne pas définir la durée de la réunion peut vous amener à des discussions infinissables et sans but. Pour cela, fixez une durée vous permettant d’aborder tous les sujets. Se fixer un temps donné vous contraint à aller droit au but. Ne faites pas de réunions trop longues pour éviter l’ennui et la contre productivité. Veuillez à ce que vos collaborateurs restent attentifs et efficaces. Selon une étude américaine, la durée idéale pour une réunion est de 37,5 minutes.
Limitez les personnes présentes
Faire des réunions avec trop de personnes est une erreur de débutant. Chaque participant doit avoir un rôle clef à cette réunion. Pour éviter les discussions interminables et les décisions compliquées à prendre, car chacun voit la chose différemment, choisissez minutieusement chaque participant : postes clefs, compétences sur le sujet abordé et suivant l’objectif de la réunion.
Éditez une synthèse
Comme pour le délégué temporel, un scribe doit être désigné, à chaque réunion, pour prendre des notes et rédiger ensuite le compte-rendu. Il devra notifier les points suivants si possible :
- Problématiques
- Solutions, décisions
- Les tâches assignées aux personnes
Cette synthèse devra ensuite être envoyée par e-mail (ou autre moyen de communication) aux participants et aux personnes concernées par les décisions prises, 24h à 48h après la réunion.
4 logiciels pour animer vos réunions
Prezi pour présenter vos idées comme un pro
Envie d’épater vos collègues et tenir l’attention pendant 1h ? Nous avons l’outil qu’il vous faut : Prezi. Ce site vous permet de créer des présentations visuelles et interactives pour animer vos réunions. Facile à prendre en main grâce à ces modèles prêts à l’emploi, Prezi deviendra à coup sûr votre outil favori pour animer vos meetings !
Trello pour le suivi des réunions
Petit bijou de l’organisation, Trello vous aide à préparer vos réunions en suivant une ligne directive : objectifs de la réunion, sujets à aborder, etc. Une fois que chaque action a bien été abordée lors du point, vous pouvez faire glisser la carte dans la colonne “Terminée” ou la coloré grâce à la fonctionnalité Couverture.
Confluence pour partager le compte rendu
Confluence est un logiciel permettant de répertorier tous les contenus de l’entreprise tels que les stratégies en cours, les informations sur l’entreprise, l’onboarding salarié et bien sûr, les notes de réunion ! En stockant ces derniers sur cet outil, chaque membre de l’entreprise pourra voir ce qu’il s’est dit lors du meeting et les tâches à faire suite à cela (vous pouvez bien sûr mettre des restrictions sur la visibilité de vos pages). Cet outil offre de la transparence et chaque document est rangé à sa place. Fini les informations perdues dans les mails, puis sur le Drive ou sur Slack !
Draw.io pour collaborer à distance
Aujourd’hui plus que jamais, il est essentiel de faire en sorte que les réunions se déroulent comme prévu, et c’est là que les tableaux blancs excellent. Il s’agit d’un réservoir visuel d’idées et de suggestions qui peut se développer organiquement, et aujourd’hui, dans notre monde connecté, la possibilité pour une équipe de collaborer à distance sur un tableau blanc est de l’or pur. Mais ajoutez-y de l’interactivité, et le rendement de votre équipe montera en flèche.
L’app Draw.io est un tableau blanc virtuel parfait pour organiser vos brainstormings à distance. De plus, ce logiciel, s’intègre parfaitement à Confluence. De quoi faciliter l’organisation et la sauvegarde de vos informations vues en réunion !
Vous l’avez compris, réussir ses réunions dépend de plusieurs facteurs : les personnes présentes, l’organisation, la préparation et les outils utilisés. En les optimisant, vous obtiendrez plus de productivité et éliminerez les réunions interminables et peut-être inutiles !
