Comment rendre mes réunions plus productives ?

Vous en avez marre d’avoir des réunions de 2h sans voir un réel avancement sur vos projets ? Que ce soit à distance ou en visio, les réunions font partie de la vie en entreprise. Mal organisées, elles peuvent devenir inutiles et faire perdre du temps et donc de l’argent. Dans cet article, vous découvrirez quelques conseils issus du livre “Votre temps est infini” de Fabien Olicard, qui nous semblent intéressants d’aborder pour réussir ses réunions.

Énoncez clairement le but de votre réunion

Avant chaque réunion, envoyez par e-mail les buts de la discussion. Il faut que ce soit concis et que l’idée soit la plus claire possible. Vous pouvez communiquer ces informations à l’aide de la méthode CCP (Clair Concis Précis). Énoncez clairement les thèmes que vous allez aborder, les buts et la durée de la réunion. Cela permettra aux membres présents de préparer des questions ou de se familiariser avec les sujets.

Élisez un délégué temporel

Avant de débuter la réunion, faites élire un délégué temporel. Cela permettra de limiter les débordements et de respecter le temps de parole. Les réunions deviennent peu productives lorsqu’elles ne sont pas assez structurées notamment lorsque chaque personne donne son point de vue. Elles deviennent interminables et inutiles.

👉 Le délégué temporel ne doit pas toujours être le même. Chaque personne doit avoir la possibilité d’expérimenter ce rôle.

Définissez une durée de réunion

Ne pas définir la durée de la réunion peut vous amener à des discussions infinissables et sans but. Pour cela, fixez une durée vous permettant d’aborder tous les sujets. Se fixer un temps donné vous contraint à aller droit au but. Ne faites pas de réunions trop longues pour éviter l’ennui et la contre-productivité. Veillez à ce que vos collaborateurs restent attentifs et efficaces. Selon une étude américaine, la durée idéale pour une réunion est de 37,5 minutes.

réunions d'équipe twybee

Limitez les personnes présentes

Faire des réunions avec trop de personnes est une erreur de débutant. Chaque participant doit avoir un rôle clef à cette réunion. Pour éviter les discussions interminables et les décisions compliquées à prendre, car chacun voit la chose différemment, choisissez minutieusement chaque participant : postes clefs, compétences sur le sujet abordé et suivant l’objectif de la réunion.

Éditez une synthèse

Comme pour le délégué temporel, un scribe doit être désigné, à chaque réunion, pour prendre des notes et rédiger ensuite le compte-rendu. Il devra notifier les points suivants si possible :

🔸 Problématiques

🔸 Solutions, décisions

🔸 Les tâches assignées aux personnes

Cette synthèse devra être envoyée par e-mail aux participants et aux personnes concernées par les décisions prises 24h à 48h après la réunion. Si vous utilisez Confluence, vous pouvez mettre ce compte-rendu dans un template “Note de réunion”. Chaque personne aura accès à ces informations et pourra également commenter son ressenti. Si des tâches lui sont assignées, elles se retrouveront directement sur sa page d’accueil.

confluence vue des tâches

Vue des tâches sur Confluence

Essayez dès maintenant ces conseils pour aboutir à des réunions structurées et efficaces. Vous pouvez consulter nos autres articles de blog pour vous organiser dans votre travail : Utilisez la méthode SCRUM pour travailler à distance ; Organisez vos idées à l’aide de diagramme de Gantt, infographie et mind map ; 6 conseils pour optimiser votre temps au travail

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