Atlassian Cloud : 10 idées reçues liées à la migration

Atlassian va cesser de vendre des licences Jira Server et Confluence Server dès le 2 février 2021. Pas de panique ! Vous aurez encore accès à son support jusqu’en 2024. Cela vous laisse le temps de migrer vers les 2 types d’hébergement qu’Atlassian propose : Data Center ou Cloud.

Nous savons que la migration vers le cloud engendre de nombreuses discussions. Comment dissiper les peurs et les doutes liés à une transition si importante ? Dans cet article, nous mettons en évidence les grandes idées reçues liées à la migration des produits Atlassian Server vers leur version Cloud.

Premièrement, voyons pourquoi les entreprises migrent vers le cloud :

🔸 Pour réduire les charges de travail des équipes IT : sous cloud, Atlassian héberge, sécurise et met à jour automatiquement les solutions. Ayez plus de temps pour vos équipes et vos clients plutôt qu’à la maintenance des outils. Laissez vos administrateurs se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

🔸 Pour gagner de l’argent : cela va de pair avec la réduction de travail. Vous consacrez moins de temps au management des solutions et à l’hébergement et pouvez vous focaliser sur d’autres projets.

🔸 Pour évoluer rapidement : grâce au cloud, vous pouvez évoluer de façon dynamique selon la demande. Les abonnements sont flexibles permettant de soutenir les équipes rapidement et de s’assurer que chacun dispose des outils dont il a besoin pour rester productif.

🔸 Pour sécuriser vos instances : Atlassian gère la sécurité et les corrections de bug pour vous. Bénéficiez d’une certaine tranquillité d’esprit.

🔸 Pour favoriser la mobilité et le télétravail : grâce au cloud, vos employés peuvent rapidement accéder aux projets et informations où qu’ils se trouvent et sur n’importe quel appareil.

La version Cloud et la version Server sont identiques

Les solutions Atlassian Cloud fournissent les mêmes bénéfices que les solutions Atlassian Server mais peuvent différer par ses fonctionnalités et son interface utilisateur. Passons en revue certaines des grandes différences à garder à l’esprit :

La navigation est différente sur Cloud et sur Server. Dans le Cloud, la navigation est actuellement verticale. À l’inverse, dans Server, elle est horizontale et en haut de l’écran.

⚡️ Voir la navigation sous Cloud

La gestion des utilisateurs est différente. Les principales différences concernent la centralisation de l’administration et des comptes utilisateurs. Cela signifie que les utilisateurs possèdent un compte unique pour tous les produits et que les administrateurs les gèrent dans un hub d’administration unifié. En plus de vous familiariser avec le modèle de gestion des utilisateurs, vous devez prendre le temps de regarder Atlassian Access. Il offre des fonctionnalités de sécurité et d’administration centralisée de qualité professionnelle pour tous vos produits Atlassian Cloud et déterminer s’il est fait pour vous.

Il y a de légères différences dans les apps et les fonctionnalités disponibles dans Cloud. Atlassian Cloud offre pour principal avantage d’utiliser conjointement d’autres produits Cloud leaders, c’est donc essentiel de le noter.

Les options d’abonnement ainsi que les modèles de facturation et de licence dans Cloud sont nombreux et diffèrent totalement de ce à quoi vous étiez habitués dans Server. Il faudra vous familiariser avec les détails dès le début de votre évaluation.

ℹ️ Les différents tarifs des solutions Atlassian Cloud

Voyons la différence des solutions Jira Cloud et Confluence Cloud. Certaines différences sont uniques à Jira Cloud :

🔸 Nouvelle vue des tickets

🔸 Next-en projects, par défaut lorsque vous migrez un produit auto-hébergé vers le cloud, vos projets sont importés comme des projets classiques. Jira Cloud met à votre disposition des projets de nouvelle génération : donner les moyens aux équipes autonomes de se lancer rapidement et facilement.

🔸 Apps mobiles natives pour rester synchronisé sur les projets

Certaines différences sont uniques à Confluence Cloud :

🔸 Nouvel éditeur de page plus moderne (possibilité de choisir le nouveau ou l’ancien)

🔸 Apps mobiles gratuites pour permettent à vos salariés d’accéder aux informations  en déplacement

Le stockage des données sur site est plus sûr que dans le Cloud

En réalité, la sécurité, la fiabilité, la confidentialité et la conformité sont au cœur des produits Atlassian Cloud et constituent leurs principaux piliers. Même si vous disposez d’une équipe de sécurité en plein essor, les organisations peuvent rarement assembler les ressources nécessaires pour détecter les centaines d’alertes possibles chaque jour et s’en prémunir. Lorsque vous migrez vers le Cloud, Atlassian devient une extension de vos équipes de sécurité. Nos consultants certifiés Atlassian peuvent ainsi vous aider à respecter les normes de conformité acceptées dans le secteur, soutenir votre organisation dans le respect des obligations de confidentialité des données partout dans le monde, assurer que vos apps sont stables et fiables à grande échelle, ou encore que vos données sont protégées grâce au chiffrement en transit.

La question qu’il faut se poser n’est pas « Le Cloud est-il sécurisé ? » mais plutôt « Est-ce que j’utilise le Cloud en toute sécurité ? ».

Gérer ses propres applications est moins cher sur Server

Grâce à l’architecture SaaS, tous vos coûts sont clairement visibles dans les frais d’abonnement et même si les frais de licence purs peuvent être supérieurs dans le Cloud, vous devez vous assurer de prendre en compte le CTP (coût total de possession).

prix jira cloud confluence

Atlassian vous délivre un certain nombre d’offres économiques pour les clients souhaitant migrer :

🔸 Free Extended Cloud Trial Licenses : pas besoin de payer 2 fois pour Cloud et Server lors de l’évaluation, des tests et de la migration. Les essais Cloud étendus s’alignent sur votre période de maintenance existante, ce qui signifie qu’ils se termineront lorsque votre maintenance arrive à échéance, dans un maximum de 12 mois. S’il vous reste moins de 60 jours sur votre maintenance Server ou votre abonnement Data Center, ou si votre maintenance est échue ou a expiré, vous pouvez toujours profiter d’un essai Cloud de 60 jours. Atlassian Access peut également être étendu sur demande.

🔸 Remise sur la maintenance Server non utilisée. Il s’agit d’une remise sur votre licence et votre maintenance Server inutilisées s’il vous reste du temps dont vous n’avez plus besoin au moment de la migration.

🔸 Remises de fidélité pour les clients Enterprise qui migrent 1 000 utilisateurs ou plus vers le Cloud (Vous pouvez avoir une réduction de 55% !)

🔸 Licences Cloud Academic et Community, elles incluent des tarifs réduits sur les principaux produits, à savoir Jira Cloud et Confluence Cloud, ainsi qu’un accès gratuit à Atlassian Access.

Les grandes entreprises n’utilisent pas le Cloud

Les clients Server comme Data Center sont plus que jamais à migrer, vient également s’ajouter les nouveaux clients Enterprise qui optent également pour le Cloud.

Plus de 80% des entreprises du classement Fortune 500 possèdent une licence Atlassian Cloud.

De plus en plus de grands comptes contactent Atlassian pour planifier une migration. Ajoutons à cela que plus de 90% des nouveaux clients choisissent le cloud. Redfin, Nestlé, Lululemon, Pfizer ou encore Unilever sont sur le Cloud Atlassian.

La migration en production est l’étape la plus importante

La planification, la préparation et l’intégration sont souvent les étapes les plus importantes de la migration et ont un impact considérable sur sa réussite. La migration peut prendre six mois ou plus aux clients Enterprise, surtout s’ils consolident des instances ou envisagent un grand nombre d’apps.

migration vers le cloud étapes

Les étapes de la migration : grandes entreprises

Pour les clients de plus petit taille, qui ne possèdent qu’une centaine d’utilisateurs, pas beaucoup d’apps ou dont la migration est peu complexe, ce calendrier peut facilement être réduit. Il s’agit donc ici d’une migration à grande échelle qui démarre 6 à 12 mois avant la migration en production.

Quand vous décidez de migrer, la planification, la préparation et les tests sont essentiels à la réussite et la majeure partie du temps sera consacrée à ces phases. Cela inclut des opérations telles que l’évaluation des apps lors de la planification de la migration, l’élaboration d’un plan pour la gestion des utilisateurs dans le Cloud et les migrations de ces derniers. Réaliser correctement tout cela est essentiel.

2 types de stratégie de migration sont possibles : stratégie simultanée et stratégie par étapes. La stratégie par étapes consiste à :

1️⃣ Tester votre migration et effectuer des tests d’acceptation utilisateur.

2️⃣ Préparer l’intégration de la communication et les supports de formation.

3️⃣ Élaborer le runbook de migration, à savoir un calendrier journalier de votre migration en production.

4️⃣ Et bien sûr la formation post-migration, le feedback et la transition vers les activités normales.

L’importance ici, c’est que la majeure partie des tâches de migration ont lieu en amont, lorsque vous préparez la transition, et en aval, lorsque vos utilisateurs et vous-même adaptez le changement. La migration est bien évidemment importante puisqu’elle vous permet de déplacer vos données d’un point A vers un point B.

Inutile de faire le nettoyage avant de migrer

Prendre le temps de nettoyer ses instances avant une migration génère des effets positifs durables. C’est l’une des étapes les plus souvent oubliées que l’on considère comme recommandée mais pas obligatoire. Voici pourquoi cette étape est essentielle :

Imaginons que vous déménagez à l’étranger. Il y a peu de chances que vous placiez toutes vos possessions dans un gigantesque container pour les transporter. Avant le déménagement, vous allez faire le tri. Vous allez déterminer les objets à garder, et ceux dont vous souhaitez vous séparer. Sur place, vous allez tout décharger et vérifier toutes vos possessions et déterminer de nouveau ce que vous allez garder ou vous allez devoir tout organiser dans votre nouvelle demeure. C’est exactement la même chose pour la migration vers le cloud. Vous souhaitez que vos serveurs soient propres avant de migrer. Cela implique d’archiver les espaces et projets inutilisés, de nettoyer votre base d’utilisateurs, d’effectuer un audit des apps pour déterminer celles dont vous aurez besoin dans le cloud. Limiter les personnalisations, identifier et éliminer les doublons. Vous allez aussi supprimer les systèmes, champs et types de tickets inutilisés.

Prendre le temps de faire le grand nettoyage présente deux avantages majeurs :

🔸 Cela accélère et fluidifie la migration : moins vous avez de données à migrer moins cela prendra de temps et moins vous risquez de rencontrer des problèmes durant l’opération.

🔸 Améliore la performance : une fois la migration vers le cloud terminée, cela peut également influer positivement sur les performances. Vous pouvez considérablement accélérer les choses lorsque vous avez moins de données et moins de tickets à charger sur un tableau ou dans un projet.

Les apps ne sont pas disponibles dans le Cloud

Les développeurs créent des apps Cloud toujours plus nombreuses et performantes. Au total, Atlassian propose aujourd’hui à ses clients Cloud plus de 1 000 apps et intégrations, via la Marketplace, enrichissant les cas d’usage et fonctionnalités des produits Cloud. Certaines des apps Server les plus populaires disposent maintenant de versions Cloud, comme Insight Asset Management, Jira Worflow Toolbox, JSU Automation Suite for Jira ou encore Structure. Même nos plus grands clients, qui comptent une dizaine ou plus d’apps trouvent une réponse à leurs besoins dans le Cloud. En 2019, Atlassian a ajouté 250 apps Cloud, soit une croissance de près de 25% du nombre d’apps Cloud en l’espace d’un an. Les éditeurs d’apps souhaitent accélérer le passage vers le Cloud, cela signifie qu’il faut se tenir au courant des nouveautés. Les apps disponibles peuvent changer entre le moment où vous démarrez vos recherche sur le migration et la migration en elle-même. Si une app n’est actuellement pas disponible dans le cloud, prenez contact avec son vendeur car il y a de fortes chances qu’il travaille à une version Cloud ou qu’il souhaite parler aux clients intéressés par une migration afin de comprendre les fonctionnalités dont ils ont besoin dans le Cloud.

Il est impossible de migrer les apps vers le Cloud

Point important, celui-ci est partiellement vrai pour l’instant. Mais la migration des apps est une préoccupation majeure pour Atlassian et les vendeurs d’apps. Nous savons que plus de 60% de nos clients, toutes options de déploiement confondues, utilisent une app de la Marketplace. Et si l’on considère nos plus grands clients, ce chiffre dépasse de loin les 80%. L’équipe de migration Atlassian fait tout son possible pour faciliter l’évaluation des apps et la migration. À commencer par des outils d’évaluation d’apps qui vous permettent de mieux comprendre le nombre d’utilisateurs et ressources requis par une app Server et de créer un plan de migration des apps nécessaires dans le Cloud. Les outils d’assistance à la migration dans Server affichent la fréquence d’utilisation des apps par les équipes, la disponibilité ou non d’une version Cloud et l’existence ou non d’un parcours de migration. Ces fonctionnalités sont actuellement disponibles dans Confluence Cloud Migration Assistant et dans Jira Cloud Migration Assistant.

Mais l’évaluation n’est pas tout. Actuellement, les données d’apps ne sont pas migrées avec les données de base de vos produits. La migration des données d’apps peut nécessiter de travailler directement avec les vendeurs, ce qui risque de prolonger et de compliquer la période de planification de la migration. Cela risque également de complexifier la migration en production, car vous devez non seulement migrer vos données de production, mais aussi vos données d’apps. Pour aplanir ces difficultés, Atlassian travaille sur la migrations des apps. Vous pourrez ainsi migrer des apps facilement, en réduisant les coûts et en optimisant la fiabilité. Vous devez être très prudent en ce qui concerne les apps et vous assurer de faire des recherches.

La migration n’est pas assez flexible pour répondre à mes besoins

Le fait est qu’Atlassian livre de nouveaux outils de migration plus flexibles permettant aux clients de migrer vers le cloud à leur propre rythme ou par étapes, ou encore d’adopter une approche hybride. Si l’on regarde en arrière, en 2018, ils avaient lancé l’assistant de migration Confluence. Cette app Server gratuite permet de migrer facilement des données et des utilisateurs directement depuis Confluence Server ou Data Center vers le cloud. Elle offre aux administrateurs la possibilité de choisir les données à migrer, la méthode et la date de la migration. Par le passé, la migration Jira était peu flexible pour diverses raisons. Premièrement, l’intégration avec un site cloud existant n’était pas simple. Le processus d’importation du site migrait toutes vos données dans le cloud. Vous ne pouviez pas sélectionner les projets à migrer, c’était toujours tout ou rien. Les solutions de contournement disponibles étaient chronophages et comportaient chacune leurs propres limites. Pour faciliter ces démarches de migration, Atlassian vous met à disposition gratuitement deux assistants Cloud :

🔸 Confluence Cloud Migration Assistant

🔸 Jira Cloud Migration Assistant

➡️ Ces outils permettent de migrer vos instances projet par projet ainsi que vos utilisateurs et vos groupes.

migration cloud atlassian

La migration simultanée de toutes vos données n’est pas le choix idéal dans bien des cas. Par exemple, lorsque vous devez importer de grands volumes de données, si vous ne pouvez vous permettre de longs temps d’arrêt ou si vous avez des équipes dans le monde entier et que vous devez échelonner vos temps d’arrêt de façon stratégique. Imaginons que vous avez beaucoup d’apps utilisées par différents groupes de parties prenantes. Pour certains, le déplacement est autorisé, pour d’autres non. Il peut être judicieux de migrer ces groupes petit à petit. Bien sûr, vous devrez peut-être intégrer ou revoir les autorisations de nombreux utilisateurs et éventuellement les migrer par vagues pour faciliter les formations. Grâce aux assistants de migration, vous avez maintenant la flexibilité nécessaire pour adopter une approche plus stratégique qui va au delà de la migration simultanée de toutes vos données vers un tout nouveau site Cloud. Qu’il s’agisse de séparer ou de fédérer une instance Server ou Data Center unique en plusieurs sites Cloud, de migrer projet par projet vers un site Cloud existant ou encore de fusionner ou de consolider plusieurs instances en une seule instance Cloud unique, nous disposons maintenant des outils pour le faire.

La migration vers le Cloud est trop difficile à gérer pour mon organisation

L’équipe de support Atlassian vous aide à chaque étape de vos parcours. Voici quelques-uns des avantages clients que l’éditeur des solutions Jira et Confluence propose :

🔸 Une équipe de support à la migration dédiée pour vous aider à planifier et à exécuter votre migration. Des tickets de support sont spécialement dédiés à la migration. Si vous entendez parler de « ticket de migration », il s’agit d’un ticket de support dédié à la migration que vous pouvez remplir en allant sur support.atlassian.com/contact et en sélectionnant Migration Support.

🔸 Un support durant le week-end pour les migrations en production. Nous savons que la majorité des migrations ont lieu le week-end car c’est à ce moment que les interruptions ont le moins d’impact sur les clients. Informez l’équipe de support qu’une migration aura lieu le week-end, et ils assureront qu’un ingénieur de support soit désigné pour vous accompagner.

🔸 Un support optimisé pour les migrations Enterprise (migration de plus de 1000 utilisateurs vers le Cloud ou vers un site Cloud de 1000 utilisateurs). Cela permet d’assurer le bon déroulement de la migration pour les clients qui ont un grand nombre d’utilisateurs et ont besoin d’une aide supplémentaire.

🔸 Un support allant au-delà des offres, vous pouvez également nous contacter pour avoir un support personnalisé et sur-mesure.

«Le support apporté par l’équipe Atlassian ainsi que le niveau d’urgence ont été exceptionnels. J’ai adoré nos interactions Jose Romero, rien n’était jamais de trop, et il a largement dépassé nos attentes.» témoignage de Redfin qui a migré de Data Center vers Cloud.

Ce qu’il faut retenir : migration vers Atlassian Cloud

Voici quelques points qui faciliteront votre migration vers le Cloud :

🔸 Les choses évoluent rapidement dans le Cloud

🔸 N’oubliez pas les apps, si vous en avez, mieux vaut commencer à les évaluer et à déterminer les parcours de migration le plus vite possible.

🔸 Contactez à l’avance le service de support pour qu’ils puissent assurer votre réussite plutôt que d’attendre qu’un problème se produise durant la migration en production de vos utilisateurs.

🔸 Profitez de votre essai Cloud étendu. Ces essais ont été pensés pour les clients qui souhaitent migrer et faciliteront considérablement votre migration.

🔸 Ne lésinez pas sur les tests. Si vous faites des tests, vous dormirez tranquille. Si vous effectuez les tests appropriés, votre migration en production se déroulera sans encombre. Veuillez exploiter les tests pour élaborer vos supports d’intégration et de formation, c’est vraiment essentiel. Durant les tests d’acceptation utilisateur, notez les questions des clients ou utilisateurs et veillez à en tenir compte dans votre formation.

🔸 Le centre de migration Cloud est l’endroit idéal pour démarrer votre migration. C’est ici que vous découvrirez comment planifier, réaliser et optimiser votre migration. Rendez-vous sur la page atlassian.com/fr/cloud-migration et lancez-vous !

La migration d’une instance Atlassian vers le cloud constitue une initiative de taille pour toute organisation. La productivité des utilisateurs finaux étant le moteur de l’innovation, la planification et la réalisation de la migration doivent être sans faille.

En tant que Solution Partner Atlassian certifié, vous pouvez compter sur nous pour vous fournir des conseils et une expertise de haut niveau afin de trouver les bonnes solutions pour soutenir votre implémentation d’Atlassian Cloud. En fonction des capacités de votre équipe et de la complexité de la migration, nous sommes formés pour aider les clients à réussir leur migration vers le cloud avec un minimum de perturbations et de temps d’arrêt pour leur entreprise.

Reportez-vous à la checklist pour comprendre exactement ce qu’une organisation devrait faire afin de migrer vers Atlassian Cloud efficacement et sans problème.

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Actualité Atlassian Cloud : Juin 2021

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