Les automatisations dans Jira Cloud

Les automatisations ne sont plus limitées aux grandes entreprises : que vous soyez freelance, une PME, ou encore une start-up, tout le monde cherche à gagner du temps et éviter les tâches répétitives. L’avantage des automatisations dans Jira, c’est que c’est accessible à tous : aucun besoin d’écrire du code ou de recruter un expert technique pour industrialiser vos workflows. Vous pouvez automatiser dès maintenant Jira avec un simple clic de souris.

Pour naviguer plus facilement dans cet article, voici les différents points que nous allons aborder :

Qu’est-ce qu’une automatisation dans Jira ?

Comment est-elle composée ?

Comment créer une automatisation dans Jira ? (vidéo)

Exemples d’automatisation Jira

Quelles sont les limites des automatisations ?

FAQ

Les automatisations dans Jira : qu’est-ce que c’est ?

Au tout début de Jira, les utilisateurs souhaitant créer des automatisations devaient utiliser l’app Automation for Jira. Mais, depuis 2020, Atlassian (éditeur de Jira) offre à ses utilisateurs le module Automation nativement dans la version Cloud, ce qui permet de créer des règles d’automatisation dans tous les projets Jira sans aucun surcoût.

Utilisées par plus de 6000 entreprises (du géant Cisco en passant par Airbnb et TripAdvisor), les automatisations vous offrent un moyen simple et rapide d’éviter les tâches répétitives :

  • Envoyer des notifications suite à des mises à jour de tickets

  • Planifier des tâches récurrentes

  • Clôturer les tickets inactifs

Comment est-elle composée ?

Une automatisation se résume en une phrase : quand quelque chose se produit (déclencheur) et que ce critère est validé (condition), alors exécuter ceci (action). Les règles d’automatisation sont composées de trois blocs :

⚡️

Un déclencheur

qui doit avoir lieu pour démarrer la règle

Une condition

qui doit être vraie pour continuer l’automatisation

Une action

qui réalise une tâche

automation

Les éléments-clés d’une règle d’automatisation Jira

Comme des Lego, associez les blocs entre eux pour créer les règles qui répondent à vos besoins. Toute tâche manuelle et répétitive est automatisable, par exemple :

  • la clôture d’un ticket lorsque les sous-tâches sont terminées

  • l’ajout d’un commentaire lorsqu’un ticket lié est résolu

  • la notification d’un bug urgent

Comment créer une automatisation dans Jira ?

Maintenant que nous avons vu les concepts des automatisations, passons à la pratique ! Apprenez-en plus sur les règles d’automatisation grâce à notre vidéo Créer sa première règle d’automatisation dans Jira ⤵️

Étape 1 : Préparation de l’automatisation

Inspirez-vous de la bibliothèque d’automatisation

Vous ne savez pas où commencer ? Le module Automation propose des centaines de règles d’automatisation prêtes à être utilisées : explorez la bibliothèque mise à disposition, sélectionnez celle qui correspond à votre besoin et activez-la en quelques secondes.

bibliotheque-automation

Bibliothèque d’automatisations Jira Cloud

Définissez le périmètre de la règle

Les règles peuvent être appliquées à un seul projet, à plusieurs projets ou globalement sur tout Jira. Attention au périmètre choisi, vous pourriez involontairement dégrader les performances de Jira ou atteindre votre quota mensuel d’exécutions.

Choisissez l’acteur de la règle

Votre automatisation sera exécutée par défaut par un utilisateur dédié, appelé “Automation for Jira”. Nous vous conseillons d’avertir vos utilisateurs Jira avant d’activer une règle, ils pourraient se demander qui est ce “Automation for Jira” qui modifie leurs tickets.

Étape 2 : Phase de test

Utilisez les blocs « Action du journal »

Avez-vous déjà utilisé le bloc Action du journal, ou Log action en anglais ? C’est une action qui vous permettra de mieux comprendre comment fonctionnent vos règles et qui vous aidera à corriger les éventuelles erreurs rencontrées.

 

Assurez-vous que la règle soit déclenchée au bon moment

Prenez le temps de faire plusieurs tests : est-ce que l’automation est déclenchée quand vous créez un nouveau ticket ? Quand un champ est mis à jour ? Est-ce que c’est bien le comportement attendu ?

 

Vérifiez les notifications

Tenez les utilisateurs au courant des automatisations réalisées. Si vous fermez automatiquement un ticket, pensez à ajouter un commentaire pour indiquer au responsable du ticket que le sujet a été clos. Si vous affectez un ticket à quelqu’un, avertissez-le par Slack ou Microsoft Teams.

 

Étape 3 : Lancez-vous !

Classez vos règles par étiquette

Votre automatisation est presque terminée ! Avant de l’activer, ajoutez une étiquette à votre règle. Aujourd’hui, ça peut vous paraître inutile avec 1 ou 2 règles actives, mais vous en aurez sûrement beaucoup plus d’ici quelques semaines ! Prenez de bonnes habitudes dès maintenant.

 

Annoncez la nouvelle règle

Documentez le fonctionnement de votre automatisation dans Confluence, puis communiquez en interne pour que tout le monde sache qu’une nouvelle règle va être mise en place.

 

Monitorez l’utilisation de la règle

Surveillez l’utilisation de votre automatisation pendant quelques jours pour valider que tout fonctionne comme prévu.

Checklist Automatisation Jira Cloud

Exemples d’automatisations dans Jira

Assigner un ticket automatiquement

Traitez les tickets les plus importants en assignant automatiquement les tâches prioritaires à un membre de votre équipe. Fini les tickets non traités et les délais pas respectés.

👉 Créer l’automatisation : assigner un ticket automatiquement

 

Commenter un ticket lié automatiquement

Dès qu’un bug est résolu, prévenez l’équipe automatiquement grâce à un commentaire déposé sur les tickets liés.

👉 Créer l’automatisation : commenter les tickets liés

 

Envoyer un message automatiquement sur Slack

Vous souhaitez informer les personnes n’ayant pas d’accès à Jira des nouvelles fonctionnalités livrées récemment ? La solution : intégrer Jira à Slack et envoyer des messages automatiquement.

👉 Créer l’automatisation : intégrer Jira à Slack

Les limites des automatisations dans Jira

Combien y a-t-il de règles d’automatisation par plan Jira Cloud ?

Tout utilisateur de Jira bénéficie d’un certain nombre d’automatisations par mois. Parcourez le tableau ci-dessous pour savoir combien de règles vous pouvez exécuter mensuellement :

 

Jira Cloud Free Jira Cloud Standard Jira Cloud Premium Jira Cloud Entreprise
Règles impactant un seul projet Illimité Illimité Illimité Illimité
Règles impactant plusieurs projets 100 exécutions par produit 500 exécutions par produit 1000 exécutions par utilisateur et par produit Illimité

Prenons différents exemples pour comprendre les limitations :

  • Vous utilisez Jira Software Free. Vous disposez de 100 exécutions de règles par mois.
  • Vous utilisez Jira Software et Jira Service Management Standard. Vous disposez de 1000 exécutions de règles par mois : 500 pour Jira Software Standard, 500 pour Jira Service Management Standard.

 

Comment savoir si je me rapproche du seuil limite des automatisations ?

Si Jira vous prévient via une bannière que vous dépassez votre limite mensuelle : At the current rate you will exceed your monthly execution limit. Upgrade your plan to increase your limit and continue automating.

Si vous recevez des e-mails d’avertissement comme ceux-ci :

Your Jira site has hit 50% of its automation limit

Bonjour,

Your team has reached 50% of its 500 rule execution limit for Jira.

At the current rate of usage, you’ll reach your limit in 7 days.

Don’t worry, we’ll let you know when you’re getting close to your limit. You can also monitor your usage in your automation space.

If you exceed your limit, your global and multi-project rules will no longer run.

Learn how to optimize your automation rules or upgrade your plan to increase your limit.

Merci, Jira automation

Your Jira site has hit 90% of its automation limit

Bonjour,

Your team has reached 90% of its 500 rule execution limit for Jira.

If you exceed your limit, your global and multi-project rules will no longer run.

Upgrade your plan to increase your limit and continue automating.

Merci, Jira automation

Your Jira site has reached its automation limit

Bonjour,

Your team has reached its 500 rule execution limit for Jira.

The following global and multi-project rules will no longer run until your usage resets.

Upgrade your plan to increase your limit and continue automating.

Merci, Jira automation

Ou encore si vous avez des alertes sur l’interface d’administration de Jira :

jira cloud

You’ve reached your monthly rule execution limit. Upgrade your plan to increase your limit.

Alors il est temps d’optimiser vos règles d’automatisation. Retrouvez ci-dessous nos conseils pour garder votre consommation sous contrôle.

 

J’ai atteint la limite, que faire ?

Créez une règle par projet

Comment limiter la consommation des automatisations ? Le plus simple est de restreindre les règles à un seul projet. Les automatisations qui n’impactent qu’un projet sont illimitées, vous n’avez donc aucun risque de dépassement. Pour préciser le périmètre d’application d’une règle :

  1. Allez dans les ⚙️ Paramètres globaux de Jira
  2. Puis dans le menu Automation > Automation rules
  3. Sélectionnez la règle à modifier
  4. Cliquez sur ℹ️ Détails de la règle
  5. Choisissez le périmètre d’application : en l’occurrence, Single project (projet unique).
jira cloud

Définir le périmètre d’une règle d’automatisation Jira pour optimiser les exécutions

 

Vous avez déjà créé plusieurs règles qui s’appliquent à plusieurs projets ? Nous vous conseillons de les dupliquer pour les restreindre chacune au périmètre d’un projet unique. Renommez-les ensuite en les préfixant avec la clé projet.

 

Limitez l’écoute d’évènements génériques

Au lieu d’utiliser le déclencheur Demande mise à jour, préférez Valeur de champ modifiée. Ainsi, votre règle n’est déclenchée que si un champ spécifique est mis à jour plutôt qu’à la moindre modification du ticket.

 

Suivez votre consommation

Le menu Utilisation permet de surveiller la consommation de règles d’automatisation. Vous y trouverez un récapitulatif du nombre d’exécutions qui vous est alloué par mois ainsi que votre consommation actuelle.

Suivi utilisation automatisation jira

Suivi de l’utilisation des automatisations pour éviter la surconsommation

Passez à la vitesse supérieure avec Jira Cloud Premium

Si, malgré ces astuces, vous atteignez la limite de règles d’automatisation dont vous disposez, il est peut-être temps d’envisager Jira Cloud Premium. Vous pouvez le tester gratuitement, sans aucun impact sur votre Jira actuel.

👉 Testez Jira Premium gratuitement

 

Foire aux questions – Automatisation Jira

Comment utiliser les smart values dans les automatisations Jira ?

Une smart value est une valeur permettant d’intégrer du contenu personnalisé dans les messages envoyés automatiquement via l’option Automatisation de Jira : nom du ticket, personne assigné, lien vers le ticket, etc.

👉 Apprendre à utiliser les smart values dans Jira

Quel droit dois-je avoir pour utiliser les automatisations dans Jira ?

Pour créer une règle d’automatisation, il faut être soit administrateur d’un projet Jira, soit administrateur global de Jira. Il est possible de restreindre cette fonctionnalité à certains groupes d’utilisateurs, si vous voulez maîtriser les droits d’automatisation.

Est-ce que l’on peut automatiser la fin d’une epic avec les stories ?

Dans les équipes agiles, on synchronise souvent les epics avec les stories :

  • Quand une story démarre, alors l’epic démarre également

  • Quand toutes les sorties sont terminées, alors on passe l’epic à Terminé

On met aussi souvent en place ce système de synchronisation dans les équipes non agiles, pour les tâches et les sous-tâches. Cela permet de garder les tickets parents et enfants en phase.

Est-ce qu’il y a une bibliothèque d’automatisations que l’on peut consulter ?

Oui, dans la documentation d’Atlassian en ligne il y a plusieurs exemples, et aussi ils ont ce qu’ils appellent un Rule playground qui est en fait un Jira bac à sable : ça vous permet de tester les différents blocs et de voir ce qu’il est possible de faire.

Peut-on mentionner quelqu’un sur Teams ?

Pour Teams, cela fonctionne comme pour Slack, il faut utiliser les propriétés des utilisateurs Jira. C’est ce qui va permettre d’associer à chaque utilisateur Jira son nom sur Slack ou Teams. Une fois que c’est fait, vous allez pouvoir envoyer des notifications sur Slack, ou sur Teams, qui mentionnent le responsable du ticket Jira par exemple. C’est un cas d’utilisation assez avancé, parce qu’il faut utiliser les APIs de Jira, mais c’est réalisable.

Guide de démarrage Bitbucket

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