Il est fréquent dans une entreprise de se heurter à une certaine résistance au changement, lors de la mise en place d’un système de gestion du temps dans Jira. Il y a plusieurs raisons à cela : les employés peuvent être réticents à faire des efforts pour imputer leur temps tous les jours, ou bien avoir déjà de nombreux outils à utiliser et ne pas vouloir en ajouter encore un à la liste. Et surtout, ils peuvent avoir l’impression que leur entreprise essaye de les espionner ou devient trop intrusive dans la gestion de leur journée.
Ceci dit, démarrer un projet de gestion du temps avec Jira n’a pas à être une démarche initiée par la direction qui fait peur aux employés et instaure un sentiment de malaise au sein de l’entreprise. Il y a plusieurs moyens de motiver les équipes à suivre leur temps et réduire la résistance au changement. En voici quelques-uns :
1) Impliquez vos employés dès le départ pour votre projet de gestion du temps dans Jira
Pour qu’un maximum de personnes adoptent Tempo pour gérer leur temps dans Jira, évitez de leur imposer cette solution de façon trop soudaine. Dès le début, lors de vos recherches, expliquez clairement pourquoi vous voulez mettre en place Tempo.
2) Instaurez un climat de confiance
Il est vital que vos employés vous fassent confiance lors du déploiement d’un outil de gestion du temps dans Jira. Indiquez clairement que ce nouvel outil n’a pas pour but d’espionner les gens. Expliquez comment les données seront utilisées pour aider les équipes et toute l’entreprise à être plus efficaces. Tenez ensuite parole !
3) Expliquez pourquoi vous avez besoin de gérer le temps dans Jira et les bénéfices qui en seront retiré
Intégrez les employés dans le processus en leur montrant les avantages de Tempo : ils pourront profiter des statistiques de gestion du temps dans leurs équipes pour mieux s’organiser et gérer leurs projets. Continuez de démontrer les avantages de l’outil et d’expliquer l’intérêt d’un outil de gestion du temps, comme le fait de faciliter la facturation ou de générer des rapports pour mieux piloter l’activité des équipes.
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4) Formez vos équipes à Tempo pour gérer leur temps dans Jira
La formation est un point important, pour s’assurer que tout le monde est en phase. Un outil de gestion du temps dans Jira est facile à prendre en main pour les utilisateurs finaux, mais il peut être intéressant de montrer à vos équipes certains aspects plus complexes de Tempo, comme la gestion des rapports par exemple. Les administrateurs de l’outil ont accès à des fonctionnalités de reporting avancé, alors que les utilisateurs peuvent gérer leurs jours de congé ou le temps passé sur un projet spécifique.
En ayant une vue d’ensemble de ce qu’un outil de gestion du temps pour Jira peut apporter à l’entreprise, les équipes auront une meilleure compréhension de comment leurs données sont utilisées – que ce soit pour des statistiques par projet ou pour la facturation.
5) Demandez aux utilisateurs si tout se passe bien
Impliquez les gens en leur demandant s’ils rencontrent des problèmes avec Tempo pour gérer leur temps dans Jira et prenez en compte leurs retours.
6) Encouragez-les à utiliser des add-ons en plus
Il est possible d’aller encore plus loin dans la gestion du temps dans Jira avec des add-ons supplémentaires comme l’intégration Google Calendar ou l’application mobile. Assurez-vous que les équipes connaissent ces fonctionnalités car elles peuvent s’avérer très pratiques : avec l’application mobile on peut facilement gérer son temps avec Tempo dans les transports, et l’intégration Google Calendar ajoute automatiquement vos réunions dans les feuilles de temps.
