16 e-mails à envoyer lors de la migration vers le Cloud Atlassian

Le succès de la migration vers le cloud ne se mesure pas seulement sur le plan technique. En envoyant la bonne information au bon moment, vous faciliterez l’arrivée des utilisateurs sur les nouveaux produits cloud. Dans cet article, vous trouverez les communications à envoyer aux parties prenantes de la migration et aux utilisateurs 👇

Email 1 : Parler du projet de migration aux personnes concernées

Objet : Projet de migration vers le Cloud

Bonjour [ Prénom ],

Atlassian, l’éditeur de notre logiciel [ Jira, Confluence, Bitbucket ], va arrêter le support de la version on-premise en février 2024. Nous proposons donc de migrer vers la version SaaS de [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Comme tu seras impacté·e par ce changement, je souhaite t’inclure dès maintenant dans l’équipe du projet de migration vers le Cloud. L’objectif de l’équipe de migration est de :

• définir le périmètre du projet ;
• évaluer nos options ;
• arbitrer les décisions importantes.

Je te propose d’en discuter lors de la réunion de démarrage le [ date ] à [ heure ]. Ce sera l’occasion de te présenter le Cloud et de répondre à tes questions. Je t’envoie l’invitation dans la foulée.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 2 : Compte rendu de la réunion de migration

Objet : CR migration vers le Cloud

Bonjour,

Merci d’avoir participé à la réunion de présentation du Cloud Atlassian.

Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif des questions qui ont été soulevées et les réponses associées :

[ liste des questions et réponses ]

Comme discuté, les prochaines étapes sont :

• [ prochaine étape n°1 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

• [ prochaine étape n°2 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

J’en profite pour vous partager quelques liens utiles :

• Ressources sur la migration vers le Cloud

• Newsletter qui récapitule chaque mois les dernières fonctionnalités Jira et Confluence Cloud

• Formations certifiées Qualiopi pour préparer les utilisateurs à [ Jira, Confluence ] Cloud

J’ai planifié une nouvelle réunion pour suivre nos avancées le [ date ] à [ heure ].

À bientôt,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Communication auprès des utilisateurs

Besoin d’aide pour mettre en place une bannière d’annonce sur Jira ou Confluence. Aidez-vous de cette documentation 👉 Comment configurer une bannière d’annonce.

Nous prévoyons de migrer [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud [ cette année ].

Vous bénéficierez de nouvelles fonctionnalités et d’une nouvelle interface. Pour suivre l’avancée de la migration, consultez la documentation du projet ici : [ URL ].

Nous aurons besoin de votre aide lors des phases de test et post-migration, afin de vérifier que tout correspond à vos besoins. Si vous souhaitez nous aider, rejoignez-vous en [ instructions ].

Email 3 : Validation des cas de test pour la migration

Objet : Validation des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Nous avons créé des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud. L’objectif est de s’assurer que toutes les données seront conservées et que nous ne perdrons aucune fonctionnalité.

Merci de parcourir les cas de test ici : [ URL ]. N’hésitez pas à mettre à jour ou ajouter de nouveaux tests.

Nous prévoyons deux périodes de test :

• la première suite à la migration à blanc ;

• la seconde après la migration définitive.

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 4 : Démarrage des tests de migration

Objet : Démarrage des tests de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Dans le cadre du projet de migration vers le Cloud de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], nous démarrons la migration à blanc à l’instant. Nous prévoyons de terminer nos tests le [ date ] et vous tiendrons au courant des résultats.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la documentation du projet de migration ici : [ URL ]. Si vous avez des questions, nous avons [ ouvert un canal Slack, créé une adresse mail ] pour y répondre.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 5 : Ouverture des tests de migration sur le Cloud

Objet : Ouverture des tests de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sur le Cloud

Bonjour,

Le site Cloud de test de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est disponible ! Vous pouvez démarrer vos tests dès maintenant. Ci-dessous les informations utiles :

• Site Cloud de test : [ URL ]

• Liste des cas de test : [ URL ]

Si vous avez des problèmes pour vous connecter, contactez-moi au plus vite pour régler ça !

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 6 : Migration à blanc terminée

Objet : Migration à blanc de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] terminée

Bonjour,

Nous avons terminé les tests de la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], les résultats sont accessibles ici : [ URL ].

Les prochaines étapes sont [ prochaine étape n°1 ] et [ prochaine étape n°2 ].

Nous vous tiendrons au courant dès que la date de migration en production sera validée.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 7 : Changements à venir

Objet : Changements à venir sur [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Le logiciel [ Jira, Confluence, Bitbucket ] va évoluer. À partir du [ date de la migration ] à [ heure ], nous utiliserons la version Cloud.

Pour cela, l’équipe technique en charge va migrer [ ancienne URL ] vers un nouveau site [ URL de votre site Cloud ]. Vous conserverez toutes vos données.

Qu’est-ce qui va changer ?

• Possibilité de travailler sans VPN

• [ Jira, Confluence ] accessible sur application mobile

• Nouvelle interface

• Nouvelles fonctionnalités et mises à jour régulières

Pour suivre l’avancée de la migration, consultez la documentation du projet ici : [ URL ].

Si vous avez des questions par rapport à cette évolution, nous avons [ ouvert un canal Slack, programmé un webinar/un évènement, créé une adresse mail ] pour y répondre.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 8 : Annonce du début de la migration

Objet : Migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] aura lieu dans une semaine.

[ Jira, Confluence, Bitbucket ] sera en lecture seule à partir de [ heure de début de la migration ] le [ date de la migration ]. Vous ne pourrez donc plus mettre à jour vos données pendant [ durée de la migration ].

À partir du [ lendemain de la migration ], vous pourrez accéder à [ Jira, Confluence, Bitbucket ] en cliquant sur ce lien : [ URL du nouveau site Cloud ]. Nous vous conseillons de mettre à jour les favoris de votre navigateur.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 9 : Date de migration

Objet : Date de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Nous réaliserons la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud le [ date de migration ] à [ heure ]. Nous estimons la durée de l’opération à [ durée estimée ], elle devrait donc être terminée le [ date ] à [ heure ].

Vous recevrez potentiellement davantage de demandes de support lors de la période de migration et post-migration. Ci-dessous les informations utiles pour vous préparer et aider au mieux les utilisateurs :

• Pendant la migration, les utilisateurs ne pourront pas se connecter à [ Jira, Confluence, Bitbucket ], ni ajouter ou créer de nouvelles données.

• Après la migration, la nouvelle URL d’accès à [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sera : [ URL du nouveau site Cloud ]

Pour plus d’informations sur la migration, consultez la documentation ici : [ URL de la documentation du projet ].

Si vous avez des questions pendant la migration, nous avons [ ouvert un canal Slack, créé une adresse mail ] pour y répondre.

Si vous constatez des problèmes suite à la migration, merci de [ instructions ].

Merci pour votre aide,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Annonce de la migration

Nous réaliserons la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud le [ date de migration ] à [ heure ]. La migration devrait être terminée le [ date estimée ] à [ heure ].

L’application sera indisponible pendant toute la durée de la migration. Nous vous notifierons dès que la migration sera terminée et que vous pourrez accéder au nouveau site [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Pour plus d’informations sur ce projet de migration : [ URL ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Migration en cours

Nous avons démarré la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud. La migration devrait être terminée le [ date estimée ] à [ heure ].

L’application est indisponible pendant toute la durée de la migration. Nous vous notifierons dès que la migration sera terminée et que vous pourrez accéder au nouveau site [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Pour plus d’informations sur ce projet de migration : [ URL ]

Email 10 : Ouverture des tests

Objet : Ouverture des tests de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sur le Cloud

Bonjour,

Le nouveau site Cloud de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est disponible ! Vous pouvez démarrer vos tests dès maintenant. Ci-dessous les informations utiles :

• Site Cloud : [ URL ]

• Liste des cas de test : [ URL ]

Si vous avez des problèmes pour vous connecter, contactez-moi au plus vite pour régler ça !

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 11 : Nouveautés

Objet : Nouveautés [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! Nous utilisons désormais la version Cloud de l’application.

Pour vous connecter, accédez à [ URL du nouveau site Cloud ]. Nous vous conseillons de mettre à jour les favoris de votre navigateur.

Découvrez les nouvelles fonctionnalités et les supports de formation ici : [ URL ].

Pour aller plus loin, consultez ces ressources :

• Tuto vidéo : créez votre première règle d’automatisation dans Jira Cloud

• 7 conseils pour utiliser Confluence Cloud

• Newsletter qui récapitule chaque mois les dernières fonctionnalités Jira et Confluence Cloud

Si vous découvrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

Si vous avez une question sur la migration, contactez [ adresse email ].

Merci,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Migration terminée

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! L’application est accessible ici : [ URL du nouveau site Cloud ].

Nous conservons l’accès à cette ancienne instance de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] en lecture seule jusqu’au [ date ].

Si vous découvrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

Email 12 : Fin du projet de migration

Objet : Fin du projet de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! Je vous remercie pour votre participation au projet.

Si vous avez des questions, je reste disponible par email.

Si vous rencontrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

À bientôt,

[ Signature ]