16 e-mails à envoyer lors de la migration vers le Cloud Atlassian

Le succès de la migration vers le cloud ne se mesure pas seulement sur le plan technique. En envoyant la bonne information au bon moment, vous faciliterez l’arrivée des utilisateurs sur les nouveaux produits cloud. Dans cet article, vous trouverez les communications à envoyer aux parties prenantes de la migration et aux utilisateurs :

Email 1 : Parler du projet de migration aux personnes concernées

Email 2 : Compte rendu de la réunion de migration

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Communication auprès des utilisateurs

Email 3 : Validation des cas de test pour la migration

Email 4 : Démarrage des tests de migration

Email 5 : Ouverture des tests de migration sur le Cloud

Email 6 : Migration à blanc terminée

Email 1 : Parler du projet de migration aux personnes concernées

Quand ?

6 mois avant la migration vers le Cloud.

 

À qui ?

  • Utilisateurs clés
  • RSSI
  • Équipe en charge de la maintenance de l’outil

Objet : Projet de migration vers le Cloud

Bonjour [ Prénom ],

Atlassian, l’éditeur de notre logiciel [ Jira, Confluence, Bitbucket ], va arrêter le support de la version on-premise en février 2024. Nous proposons donc de migrer vers la version SaaS de [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Comme tu seras impacté·e par ce changement, je souhaite t’inclure dès maintenant dans l’équipe du projet de migration vers le Cloud. L’objectif de l’équipe de migration est de :

  • définir le périmètre du projet ;
  • évaluer nos options ;
  • arbitrer les décisions importantes.

Je te propose d’en discuter lors de la réunion de démarrage le [ date ] à [ heure ]. Ce sera l’occasion de te présenter le Cloud et de répondre à tes questions. Je t’envoie l’invitation dans la foulée.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 2 : Compte rendu de la réunion de migration

Quand ?

6 mois avant la migration vers le Cloud.

 

À qui ?

  • Participants à la réunion de lancement

Objet : CR migration vers le Cloud

Bonjour,

Merci d’avoir participé à la réunion de présentation du Cloud Atlassian.

Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif des questions qui ont été soulevées et les réponses associées :

[ liste des questions et réponses ]

Comme discuté, les prochaines étapes sont :

  • [ prochaine étape n°1 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

  • [ prochaine étape n°2 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

J’en profite pour vous partager quelques liens utiles :

  • Ressources sur la migration vers le Cloud

  • Newsletter qui récapitule chaque mois les dernières fonctionnalités Jira et Confluence Cloud

  • Formations certifiées Qualiopi pour préparer les utilisateurs à [ Jira, Confluence ] Cloud

J’ai planifié une nouvelle réunion pour suivre nos avancées le [ date ] à [ heure ].

À bientôt,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Communication auprès des utilisateurs

Besoin d’aide pour mettre en place une bannière d’annonce sur Jira ou Confluence. Aidez-vous de cette documentation 👉 Comment configurer une bannière d’annonce.

Quand ?

5 mois avant la migration vers le Cloud.

 

À qui ?

  • Utilisateurs des outils Atlassian

Nous prévoyons de migrer [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud [ cette année ].

Vous bénéficierez de nouvelles fonctionnalités et d’une nouvelle interface. Pour suivre l’avancée de la migration, consultez la documentation du projet ici : [ URL ].

Nous aurons besoin de votre aide lors des phases de test et post-migration, afin de vérifier que tout correspond à vos besoins. Si vous souhaitez nous aider, rejoignez-vous en [ instructions ].

Email 3 : Validation des cas de test pour la migration

Quand ?

3 mois avant la migration vers le Cloud.

 

À qui ?

  • Équipe du projet de migration vers le Cloud

Objet : Validation des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Nous avons créé des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud. L’objectif est de s’assurer que toutes les données seront conservées et que nous ne perdrons aucune fonctionnalité.

Merci de parcourir les cas de test ici : [ URL ]. N’hésitez pas à mettre à jour ou ajouter de nouveaux tests.

Nous prévoyons deux périodes de test :

  • la première suite à la migration à blanc ;

  • la seconde après la migration définitive.

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 4 : Démarrage des tests de migration

Quand ?

Après la migration de test.

 

À qui ?

  • Équipe du projet de migration vers le Cloud

Objet : Démarrage des tests de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Dans le cadre du projet de migration vers le Cloud de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], nous démarrons la migration à blanc à l’instant. Nous prévoyons de terminer nos tests le [ date ] et vous tiendrons au courant des résultats.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la documentation du projet de migration ici : [ URL ]. Si vous avez des questions, nous avons [ ouvert un canal Slack, créé une adresse mail ] pour y répondre.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 5 : Ouverture des tests de migration sur le Cloud

Quand ?

Après la migration de test.

 

À qui ?

  • Testeurs de la migration Cloud

Objet : Ouverture des tests de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sur le Cloud

Bonjour,

Le site Cloud de test de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est disponible ! Vous pouvez démarrer vos tests dès maintenant. Ci-dessous les informations utiles :

  • Site Cloud de test : [ URL ]

  • Liste des cas de test : [ URL ]

Si vous avez des problèmes pour vous connecter, contactez-moi au plus vite pour régler ça !

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 6 : Migration à blanc terminée

Quand ?

Après la migration de test.

 

À qui ?

  • Équipe du projet de migration vers le Cloud

Objet : Migration à blanc de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] terminée

Bonjour,

Nous avons terminé les tests de la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], les résultats sont accessibles ici : [ URL ].

Les prochaines étapes sont [ prochaine étape n°1 ] et [ prochaine étape n°2 ].

Nous vous tiendrons au courant dès que la date de migration en production sera validée.

À bientôt,

[ Signature ]

Communication pour la migration vers le Cloud

👇 Recevez les 16 e-mails à envoyer à vos utilisateurs pour communiquer lors de la migration👇

Le Cloud, la nouvelle maison de Vilogia

En 2022, Vilogia confie à Twybee sa migration de Jira Software vers le cloud Atlassian. Objectif : décupler la puissance et la sécurité de ses outils informatiques en vue d’accompagner la croissance du groupe.

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