Utiliser la matrice Eisenhower pour prioriser vos tĂąches

Plus le nombre de tĂąches augmente, plus il devient difficile de s’organiser. Nous ne savons plus par oĂč commencer et nous restons bloquĂ©s au point mort en attendant de trouver la motivation ou que quelqu’un nous vienne en aide. Pourtant, des techniques existent pour faciliter l’organisation de votre travail. Dans cet article, nous allons aborder la matrice d’Eisenhower permettant de prioriser les tĂąches en fonction de 4 zones reprĂ©sentant des Ă©chelles d’urgence.

Pour naviguer plus facilement dans cet article, voici les points que nous allons aborder :

Qu’est-ce que la mĂ©thode Eisenhower ?

D’oĂč vient cette mĂ©thode ?

Quels sont les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?

Quand l’utiliser ?

Comment mettre en place cette matrice ?

Exemples de matrice Eisenhower

Qu’est-ce que la mĂ©thode Eisenhower ?

La matrice Eisenhower est une mĂ©thode organisationnelle permettant aux utilisateurs d’y voir plus clair dans leurs tĂąches. En classant les missions dans 4 zones diffĂ©rentes (Ă  faire en urgence, Ă  planifier, Ă  dĂ©lĂ©guer ou Ă  mettre en attente), ce modĂšle facilite la gestion des projets, que ce soit en Ă©quipe ou individuel.

La classification des tĂąches se repose sur 2 critĂšres :

      • L’urgence : ma tĂąche est-elle urgente Ă  rĂ©aliser ?
      • L’importance : ma tĂąche est-elle importante Ă  rĂ©aliser ?

D’oĂč vient la mĂ©thode Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e aux États-Unis par Dwight D. Eisenhower (ou plutĂŽt inspirĂ©e d’une de ses citations : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »).

Dwight D. Eisenhower

Quels sont les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?

La priorisation des tĂąches se fait Ă  l’aide de 4 quadrants reprĂ©sentant les prioritĂ©s. AprĂšs avoir classĂ© vos tĂąches dans la matrice, vous saurez par oĂč commencer et anticiperez les tĂąches Ă  venir. Voyons ensemble ce que reprĂ©sentent les 4 catĂ©gories :

Quadrant Matrice Eisenhower

Quadrant 1 : Urgent et important

À FAIRE : Les tĂąches se trouvant dans cette catĂ©gorie doivent ĂȘtre traitĂ©es immĂ©diatement.

Quadrant 2 : Important, mais pas urgent

PLANIFIER : Les tĂąches dans cette zone doivent ĂȘtre planifiĂ©es pour plus tard.

Quadrant 3 : Urgent, mais pas important

DÉLÉGUER : Les tĂąches dans ce quadrant peuvent ĂȘtre dĂ©lĂ©guĂ©es à quelqu’un d’autre.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

METTRE EN ATTENTE : Les tĂąches doivent ĂȘtre mises en attente, voire Ă©liminer.

Quand utiliser la matrice Eisenhower ?

Au travail, le stress peut avoir une place inconsidĂ©rable. Pour cause ? La difficultĂ© Ă  s’organiser et Ă  prioriser les tĂąches. On se laisse submerger par la pression et cela devient difficile de rendre les projets Ă  temps. Organisez-vous un point de 30 minutes en dĂ©but de semaine ou de 5 minutes chaque jour, pour prioriser vos tĂąches et ĂȘtre ainsi organisĂ© au travail et continuer les projets en cours, sans stress.

Comment mettre en place cette matrice ?

Dans une Ăšre oĂč le tĂ©lĂ©travail est dĂ©mocratisĂ©, nous avons dĂ» mal Ă  trouver le juste milieu et de trouver un Ă©quilibre entre ces 2 vies. En sĂ©parant vos tĂąches personnelles des tĂąches professionnelles, vous obtiendrez une organisation optimale et vous verrez votre travail avancer plus vite. Voici les Ă©tapes Ă  suivre pour mettre en place la matrice :

Faire une liste des tĂąches Ă  faire

Pour bien débuter, il est dispensable de faire une liste des tùches à réaliser. Réfléchissez à rien à mettez tout à plat. Le travail de priorisation des tùches se fera aprÚs. Si vous savez des dates de rendu de projet, ajoutez-les à cÎté de les tùches.

Dans cet exercice, anticipez et planifiez vos tñches importantes et pas urgentes afin qu’elles ne deviennent trop vite urgentes.

Dessiner la matrice

AprĂšs avoir Ă©tabli la liste des tĂąches Ă  faire, il faut maintenant crĂ©er la matrice d’Eisenhower. Dessiner les 4 quadrants : Ă  faire, Ă  planifier, Ă  dĂ©lĂ©guer et Ă  mettre en attente. N’hĂ©sitez pas Ă  ajouter des couleurs et des Ă©moticĂŽnes pour la matrice plus attractive et visuelle.

Placer vos tùches dans les catégories

C’est parti ! C’est le moment de prioriser vos tĂąches dans chaque quadrant. Prenez votre temps et rĂ©flĂ©chissez dans quelle catĂ©gorie chaque tĂąche va aller. N’essayez pas de bĂącler ce travail, dites-vous qu’une fois la matrice terminĂ©e, vous vous sentirez mieux et vous saurez par oĂč commencer.

Répéter la matrice

À chaque fois que vous n’arrivez plus Ă  vous organiser, rĂ©pĂ©tez ce processus. Que ce soit en Ă©quipe, pour organiser un projet ou pour vos tĂąches personnelles, la matrice Eisenhower va vous permettre d’amĂ©liorer votre productivitĂ©.

les Ă©tapes pour utiliser la matrice d'Eisenhower

Exemples de matrice Eisenhower

Il existe plusieurs supports pour Ă©laborer votre matrice Eisenhower : le papier/crayon, le logiciel de gestion de projet, Excel
 Et j’en passe. SĂ©lectionnez celle qui correspond le plus Ă  votre Ă©quipe ou votre façon de travailler.

Matrice Eisenhower : PDF Ă  imprimer

Vous préférez travailler sur papier ? Pas de problÚme ! On vous a créer un PDF à imprimer chaque fois que vous ressentez le besoin de prioriser vos tùches.

PDF à télécharger : matrice Eisenhower

Eisenhower matrix avec Trello

Trello est un outil de gestion de projet visuels faciles à prendre en main. Grùce à ces cartes amovibles, vous allez pouvoir organiser vos tùches à travers 4 colonnes représentant les quadrants. De plus, une application est disponible sur portable, vous allez donc pouvoir emporter partout votre joli tableau.

Voici les étapes à suivre pour créer votre matrice sur Trello :

  • CrĂ©er 5 colonnes : les tĂąches Ă  traiter et Ă  Ă©valuer et 4 autres colonnes avec le nom des catĂ©gories : Ă  faire, Ă  planifier, Ă  dĂ©lĂ©guer et Ă  mettre en attente.
  • DĂ©placer les cartes dans la colonne adaptĂ©e.

Eisenhower matrix avec Confluence

Confluence est le wiki de la suite Atlassian. Il vous permet de stocker toutes vos informations et de les partager avec votre équipe. Cette solution est utilisée en entreprise pour pouvoir communiquer plus facilement.

Matrix Eisenhower Confluence

Il est Ă©galement possible de crĂ©er votre matrice d’Eisenhower sur Confluence. CrĂ©ez une page et organisez-la de façon Ă  retrouver les 4 zones de la matrice. Le plus de cette solution ? Vous pouvez crĂ©er une nouvelle page pour chaque nouvelle matrice d’Eisenhower Ă©tablie. Vous aurez ainsi un historique de toutes vos dĂ©cisions et nouvelle hiĂ©rarchisation des tĂąches.

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