Plus le nombre de tâches augmente, plus il devient difficile de s’organiser. Nous ne savons plus par où commencer et nous restons bloqués au point mort en attendant de trouver la motivation ou que quelqu’un nous vienne en aide. Pourtant, des techniques existent pour faciliter l’organisation de votre travail. Dans cet article, nous allons aborder la matrice d’Eisenhower permettant de prioriser les tâches en fonction de 4 zones représentant des échelles d’urgence.
Pour naviguer plus facilement dans cet article, voici les points que nous allons aborder :
Qu’est-ce que la méthode Eisenhower ?
Quels sont les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?
Qu’est-ce que la méthode Eisenhower ?
La matrice Eisenhower est une méthode organisationnelle permettant aux utilisateurs d’y voir plus clair dans leurs tâches. En classant les missions dans 4 zones différentes (à faire en urgence, à planifier, à déléguer ou à mettre en attente), ce modèle facilite la gestion des projets, que ce soit en équipe ou individuel.
La classification des tâches se repose sur 2 critères :
- L’urgence : ma tâche est-elle urgente à réaliser ?
- L’importance : ma tâche est-elle importante à réaliser ?
D’où vient la méthode Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower a été créée aux États-Unis par Dwight D. Eisenhower (ou plutôt inspirée d’une de ses citations : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »).
Quels sont les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?
La priorisation des tâches se fait à l’aide de 4 quadrants représentant les priorités. Après avoir classé vos tâches dans la matrice, vous saurez par où commencer et anticiperez les tâches à venir. Voyons ensemble ce que représentent les 4 catégories :
Quadrant 1 : Urgent et important
À FAIRE : Les tâches se trouvant dans cette catégorie doivent être traitées immédiatement.
Quadrant 2 : Important, mais pas urgent
PLANIFIER : Les tâches dans cette zone doivent être planifiées pour plus tard.
Quadrant 3 : Urgent, mais pas important
DÉLÉGUER : Les tâches dans ce quadrant peuvent être déléguées à quelqu’un d’autre.
Quadrant 4 : Pas urgent et pas important
METTRE EN ATTENTE : Les tâches doivent être mises en attente, voire éliminer.
Quand utiliser la matrice Eisenhower ?
Au travail, le stress peut avoir une place inconsidérable. Pour cause ? La difficulté à s’organiser et à prioriser les tâches. On se laisse submerger par la pression et cela devient difficile de rendre les projets à temps. Organisez-vous un point de 30 minutes en début de semaine ou de 5 minutes chaque jour, pour prioriser vos tâches et être ainsi organisé au travail et continuer les projets en cours, sans stress.
Comment mettre en place cette matrice ?
Dans une ère où le télétravail est démocratisé, nous avons dû mal à trouver le juste milieu et de trouver un équilibre entre ces 2 vies. En séparant vos tâches personnelles des tâches professionnelles, vous obtiendrez une organisation optimale et vous verrez votre travail avancer plus vite. Voici les étapes à suivre pour mettre en place la matrice :
Faire une liste des tâches à faire
Pour bien débuter, il est dispensable de faire une liste des tâches à réaliser. Réfléchissez à rien à mettez tout à plat. Le travail de priorisation des tâches se fera après. Si vous savez des dates de rendu de projet, ajoutez-les à côté de les tâches.
Dans cet exercice, anticipez et planifiez vos tâches importantes et pas urgentes afin qu’elles ne deviennent trop vite urgentes.
Dessiner la matrice
Après avoir établi la liste des tâches à faire, il faut maintenant créer la matrice d’Eisenhower. Dessiner les 4 quadrants : à faire, à planifier, à déléguer et à mettre en attente. N’hésitez pas à ajouter des couleurs et des émoticônes pour la matrice plus attractive et visuelle.
Placer vos tâches dans les catégories
C’est parti ! C’est le moment de prioriser vos tâches dans chaque quadrant. Prenez votre temps et réfléchissez dans quelle catégorie chaque tâche va aller. N’essayez pas de bâcler ce travail, dites-vous qu’une fois la matrice terminée, vous vous sentirez mieux et vous saurez par où commencer.
Répéter la matrice
À chaque fois que vous n’arrivez plus à vous organiser, répétez ce processus. Que ce soit en équipe, pour organiser un projet ou pour vos tâches personnelles, la matrice Eisenhower va vous permettre d’améliorer votre productivité.
Exemples de matrice Eisenhower
Il existe plusieurs supports pour élaborer votre matrice Eisenhower : le papier/crayon, le logiciel de gestion de projet, Excel… Et j’en passe. Sélectionnez celle qui correspond le plus à votre équipe ou votre façon de travailler.
Matrice Eisenhower : PDF à imprimer
Vous préférez travailler sur papier ? Pas de problème ! On vous a créer un PDF à imprimer chaque fois que vous ressentez le besoin de prioriser vos tâches.
Eisenhower matrix avec Trello
Trello est un outil de gestion de projet visuels faciles à prendre en main. Grâce à ces cartes amovibles, vous allez pouvoir organiser vos tâches à travers 4 colonnes représentant les quadrants. De plus, une application est disponible sur portable, vous allez donc pouvoir emporter partout votre joli tableau.
Voici les étapes à suivre pour créer votre matrice sur Trello :
- Créer 5 colonnes : les tâches à traiter et à évaluer et 4 autres colonnes avec le nom des catégories : à faire, à planifier, à déléguer et à mettre en attente.
- Déplacer les cartes dans la colonne adaptée.
Eisenhower matrix avec Confluence
Confluence est le wiki de la suite Atlassian. Il vous permet de stocker toutes vos informations et de les partager avec votre équipe. Cette solution est utilisée en entreprise pour pouvoir communiquer plus facilement.
Il est également possible de créer votre matrice d’Eisenhower sur Confluence. Créez une page et organisez-la de façon à retrouver les 4 zones de la matrice. Le plus de cette solution ? Vous pouvez créer une nouvelle page pour chaque nouvelle matrice d’Eisenhower établie. Vous aurez ainsi un historique de toutes vos décisions et nouvelle hiérarchisation des tâches.
