Jira Workflow : créer son premier workflow

L’objectif de cet article est de vous guider dans la création de vos premiers Workflows personnalisés sur Jira. Il vous permettra de tirer parti de notre expérience et de mettre à profit les bonnes pratiques que nous utilisons au quotidien.

L’article détaille :

🔸 Les raisons de créer un nouveau workflow

🔸 La création et le paramétrage d’un nouveau workflow

🔸 Le paramétrage des Schémas de workflow

🔸 Les bonnes pratiques

🔸 Les traductions Anglaises / Françaises des éléments de Jira liés aux Workflows

Pourquoi créer un nouveau Workflow sous Jira ? 

La création d’un nouveau workflow vous permet d’aligner votre manière de travailler sous Jira avec le fonctionnement de votre équipe.

Comme le montre l’illustration ci-dessus, Jira met à disposition des utilisateurs certains workflows dont le Workflow simplifié qui peut répondre à de nombreux besoins de vos équipes. Lorsqu’il devient trop limité, il est utile de créer un nouveau workflow qui correspondra mieux à leur manière de travailler ou aux processus mis en place en interne.

La création de workflows dans Jira est très flexible et permet de modéliser les processus de travail les plus complexes.

Les éléments du workflow

Les workflows Jira se composent d’états (modélisés sous forme de rectangles gris, bleus ou verts) reliés entre eux par des transitions (modélisés par des flèches). Un ticket Jira se trouve obligatoirement dans un seul état, et change d’état en franchissant une transition.

Les états du worflows Jira

Les états de Jira se divisent en 3 catégories :

 : Les états “To Do”, correspondant à des étapes préparatoires avant la réalisation d’une tâche.

Exemples : Backlog, À Faire, En Analyse, Prêt au développement…

 : Les états “In Progress”, réservés aux différentes étapes de la réalisation.

Exemples : En développement, En cours de design, En test, En revision…

 : Les états “Done”, réservés aux états pour lesquels la réalisation est terminée.

Exemples : Done, Terminé, Déployé…

Lors de la création d’un nouvel état, Jira vous demande de préciser à quelle catégorie cet état appartient.

Il est possible de créer de nouveaux états, mais également de réutiliser des états déjà existants dans d’autres Workflows déjà créés dans votre instance Jira. Nous recommandons comme bonne pratique de reprendre autant que possible des états existants afin de faciliter la maintenance de Jira.

(avertissement) Il faut cependant faire attention lors de la modification d’un état, de son nom ou de sa catégorie par exemple : toute modification apportée à un état sera reportée dans tous les workflows l’utilisant.

Les transitions

Les transitions permettent de passer d’un état à un autre. Elles peuvent être associées avec un écran, ce qui permet d’afficher un écran lors de la transition pour permettre aux utilisateurs de saisir certains champs.

Les transitions peuvent être utilisées de 2 manières :

🔸 D’un état vers un autre, pour permettre de changer l’état du ticket

🔸 D’un état vers lui même, ce qui peut être utile pour permettre aux utilisateurs de remplir des champs ou déclencher certains processus de Jira

Consultez notre article : revenir à l’état précédent d’un ticket Jira

 

Paramétrer les transitions

Pour aller plus loin dans la modélisation des processus plus complexes, Jira permet de paramétrer les transitions, par exemple pour automatiser le déclenchement de certaines actions lors d’une transition ou encore de permettre le franchissement d’une transition que sous certaines condition.

🔸 Propriétés : définissent les propriétés des transitions. Permettent notamment de paramétrer l’ordre dans lequel les transition apparaissent aux utilisateurs

🔸 Déclencheurs : automatisent le déclenchement de transitions lors d’événements spécifiques, comme par exemple lors d’une validation.

🔸 Conditions : définit qui peut effectuer une transition (personnes, groupes, rôles …)

🔸 Validateurs : définissent des conditions à respecter par les informations du ticket pour permettre la transition. Permettent notamment de n’autoriser une transition que si certains champs sont saisis ou ont une valeur donnée.

🔸 Fonctions de publication : Permettent d’automatiser certaines actions lors du franchissement de la transition, par exemple la modification de champs, la définition d’une résolution…

Les schémas de workflows Jira

Une fois le workflow créé et paramétré, comment l’associer à un projet ? Dans Jira, le lien entre workflows et projets se fait via les schémas de workflows, ou Workflow Schemes. Ce lien s’effectue de la façon suivante :

1️⃣  Chaque projet est lié à un Schéma de workflow, lien qui est modifiable depuis les paramètres du projet

2️⃣ Chaque Schéma de workflow associe un ou plusieurs workflows à un ou plusieurs types de tickets. Il est ainsi possible d’utiliser plusieurs workflows différents dans un même projet, en fonction des types de tickets.

Jira workflow : les bonnes pratiques

Tirées de plus de 10 ans d’expérience dans l’utilisation d’outils Atlassian, voici les bonnes pratiques que nous utilisons au quotidien concernant les Workflows :

🔸 Ne pas excéder 10 états par workflows, pour faciliter l’utilisation par les utilisateurs

🔸 Réutiliser au maximum les états déjà existants afin de faciliter la maintenance de Jira

🔸 Sauf exception, ne pas excéder 1 état de catégorie “Done” par workflow. Pour distinguer les raisons de fermeture du ticket (Terminé, Annulé…), plutôt utiliser le champ Jira “Résolution”.

🔸 Utiliser une nomenclature précise pour le nommage des workflows

Configuration de workflows : traduction français-anglais

Selon la langue utilisée, les termes diffèrent et peuvent entraîner des confusions. Le tableau ci-dessous effectue la correspondance entre les termes employés sur les interfaces françaises et anglaises de Jira.

Français 🇫🇷 Anglais 🇬🇧
Systèmes de Workflow Workflow Schemes
Workflow Workflow
Etat Status
Transition Transition
Propriétés Properties
Déclencheurs Triggers
Conditions Conditions
Valideurs Validators
Fonctions de publication Post Functions

Vous savez maintenant créer votre premier workflow Jira. À vous maintenant de le créer et de l’améliorer en continu pour avoir un flux de travail correspondant réellement à votre équipe et à votre mode de travail. Vous pouvez également ajouter des automatisations pour accélérer l’avancée de vos projets. Pour en savoir davantage, contactez nos consultants certifiés Atlassian !

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