Si vous cherchez un outil de base documentaire, vous avez sans doute déjà entendu parler de Confluence mais aussi de Notion. Mais lequel choisir ? Le choix est rude, on le sait… Pour vous aider, épaulez-vous de cet article. Nous vous avons détaillé les principales différences entre ces deux outils et vous accompagnons dans votre choix final.
Pour vous aider à naviguer dans cet article, voici les points que nous allons aborder :
Qu’est-ce que Notion ?
Notion est une application de gestion de projet de base de connaissances qui vise à unifier les processus de travail de votre entreprise. Il s’agit d’un espace de travail commun permettant à votre équipe de : collaborer, partager des prises de notes, gérer des projets simples intégrés sur une interface de tableau Kanban épurée.
Contrairement à Notion, Confluence répond aux besoins avancés des équipes et offre la puissance et la flexibilité dont toute organisation a besoin pour le partage des connaissances et la collaboration.
Outil de prise de notes
Vous pouvez ajouter une liste, du texte brut, des vidéos, du son, des extraits de code. C’est vous qui décidez. La création d’une page ou d’une base de données autonome devient ainsi un jeu d’enfant. Grâce au formatage de texte riche, votre équipe pourra ajouter des commentaires et rédiger des notes détaillées qui reflètent fidèlement les exigences d’un projet.
Vue prise de notes sur Notion
Tâches et projets
Bien que Notion soit avant tout un outil wiki, vous pouvez vous en servir pour créer des tâches et les assigner aux membres de votre équipe, comme pour un projet Jira. Chaque tâche est stockée sur un tableau Kanban, vous pouvez ainsi facilement déplacer ces tâches et relier les processus entre eux.
Vous pouvez créer des dossiers pour classer vos notes. Les utilisateurs peuvent également recevoir des notifications pour rester informés de tout nouveau développement de projet.
Gestion des projets sur Notion
Modèles
Pour réduire le temps de configuration, le site Notion vous permet de créer des templates pour vos notes. Cela permet de créer de nouvelles pages en quelques secondes. Vous pouvez facilement créer un modèle standardisé pour la rédaction de tous vos articles de blog. La prochaine fois que votre équipe rédactionnelle devra créer un nouvel article, elle pourra utiliser ce modèle pour commencer.
Templates sur Notion
Vues multiples
La vue principale de Notion est une interface de tableau Kanban par glisser-déposer. Bien qu’elle soit simple et fasse bien son travail, le suivi des tâches via cette vue peut être difficile pour certains utilisateurs.
Notion vous offre également une vue qui rassemble vos tâches en une liste consolidée. Cela vous permet de faire instantanément le point sur ce que vous avez à faire.
Pour aller plus loin, Notion propose un format Timeline qui vous permet de visualiser les éléments de votre base de données le long d’une ligne de temps, comme un diagramme de Gantt. Ce template peut-être utilisé pour présenter les tâches d’un projet ou une série d’événements.
Intégration
Notion est un espace de travail tout-en-un pour la prise de notes et la gestion de projets. Il prend en charge l’intégration de nombreux logiciels projet, de messagerie et de sites Web comme Jira, Github, Typeform, l’application Google Calendar et Google Drive.
Comparaison avec Confluence
Si vous êtes un utilisateur régulier de Confluence, vous savez sans doute que la plupart de ces fonctionnalités sont déjà couvertes par Confluence. Reprenons une à une chacune des fonctionnalités.
Outil de prise de notes
Confluence peut vous permettre de prendre des notes comportant des tableaux, des images, des extraits de code etc… Vous disposez de nombreuses macros pour personnaliser vos pages et les lier entre elles, ce qui peut s’avérer intéressant pour organiser l’information facilement. De ce côté-là, les deux outils ont globalement les mêmes possibilités. Vous pouvez organiser des listes en bullet points, des tableaux et des timelines.
Vue d’une page Confluence version Cloud
Tâches et projets
Sur Confluence, il est possible de créer des listes de tâches et d’assigner des tâches à des personnes. Par exemple, sur la capture ci-dessous, je mentionne Alice afin qu’elle vérifie un article réalisé sur Confluence.
Cependant, le fonctionnement est légèrement différent de celui de Notion. Une équipe travaillant sur Atlassian devra travailler avec Jira pour utiliser des tableaux agiles avec un workflow.
Si vous préférez différencier d’un côté les tâches à réaliser par une équipe de développement, par exemple, de l’aspect documentaire d’un projet, alors la combinaison Jira et Confluence est faite pour vous.
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Modèles
Confluence permet de réaliser des modèles de pages pour gagner du temps. Il est ainsi tout à fait possible de créer des modèles d’article de dépannage si vous gérez une équipe IT par exemple. Vous pouvez intégrer des macros du type propriétés de pages ou rapport sur les propriétés de pages pour trier des articles créés à partir d’un modèle et ainsi organiser clairement vos espaces.
Vues multiples
Le concept de vues multiples n’a pas de sens dans Confluence : une page de Confluence ne peut pas être vue sous plusieurs vues différentes car elle ne représente pas une tâche. En revanche, dans Jira, il est tout à fait possible de réaliser des tableaux spécifiques pour répondre à plusieurs besoins au sein d’une même équipe.
Rien ne vous empêche par exemple de créer un tableau Kanban pour une équipe A pour afficher tous les tickets de l’équipe et de créer un tableau personnalisé pour le manager de l’équipe affichant uniquement les Epics par exemple.
Intégration
Confluence et Jira sont deux outils pensés pour travailler ensemble. Vous pouvez afficher sur Confluence des listes de ticket Jira, créer des tickets en masse depuis un tableau Confluence… Les possibilités sont nombreuses. Comme les deux outils fonctionnent de façon fluide ensemble, il est plus simple pour les équipes de travailler ensemble sur des documents similaires. En outre, pour gérer les permissions sur Notion, il sera nécessaire de passer au plan “Team” à 8$ par mois par utilisateur (contre 1$ par mois par utilisateur pour Confluence).
Découvrir Confluence
Pour que vous puissiez découvrir Confluence dans son intégralité, vous pouvez regarder cette courte vidéo : intégrations possibles, personnalisation de l’outil, création de nouvelles pages, accès sécurisé.
Confluence VS Notion : le comparatif
Notion VERSUS Confluence ⚡️ C’est toujours plus simple de comprendre les différences entre ces outils à l’aide d’un tableau récapitulatif. Nous vous avons sélectionné les éléments les plus importants. En espérant que celui-ci vous aide !
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Confluence et Notion possèdent effectivement des fonctionnalités communes mais se distinguent très clairement dans leur utilisation au quotidien. Si vous souhaitez en savoir plus et obtenir de l’aide pour faire votre choix, vous pouvez prendre rendez-vous avec un consultant Twybee.
