Dans notre article Confluence pour les débutants, vous avez appris ce qu’est Confluence : un outil de collaboration pour vos équipes. Vous êtes maintenant prêt à mettre en place Confluence au sein de votre entreprise ! Avant de passer à la pratique, nous partageons avec vous les 5 erreurs à éviter dans Confluence.
Retrouvez plus facilement les erreurs à ne pas commettre :
Erreur 1 : Laisser les utilisateurs face à une page blanche
Erreur 2 : Insérer des liens vers des documents Word
Erreur 3 : Passer à côté de l’intégration avec Jira
Erreur 4 : Utiliser un autre outil pour ses notes personnelles
Erreur 5 : Oublier les raccourcis claviers
Erreur 1 : Laisser les utilisateurs face à une page blanche
L’erreur la plus courante est d’installer Confluence, créer quelques pages, demander à vos utilisateurs de documenter leur travail au sein de Confluence… et voilà. Connaissez-vous le syndrome de la page blanche ? C’est ce qui attend vos utilisateurs : ils vont créer une page, se retrouver face à une page vierge, et se décourager par manque d’inspiration. Heureusement, Confluence vous permet de déjouer ce syndrome !
Page Confluence pré-remplie (modèles de page)
Confluence propose une fonctionnalité appelée les modèles de page. Il s’agit de pages pré-remplies que vous pouvez créer en tant qu’administrateur global de Confluence ou simplement en tant qu’administrateur d’espace. Cela vous permet de fournir des structures de page à vos utilisateurs : lorsqu’ils créent une nouvelle page, ils n’obtiennent pas une page vide mais une page déjà conçue avec des instructions à suivre.
Créer des modèles de page Confluence a plusieurs avantages : cela évite le syndrome de la page blanche à vos utilisateurs, mais cela vous garantit aussi une certaine unité dans le contenu ! L’ensemble des équipes peut utiliser les mêmes modèles, et ainsi garder la même structure de documentation.
Erreur 2 : Insérer des liens vers des documents Word
Lorsque vous débutez dans Confluence, l’une des premières choses à faire est de populer l’outil pour proposer du contenu à vos utilisateurs. Souvent, dans un but de rapidité, les nouveaux utilisateurs insèrent un lien vers un document Word stocké dans un autre outil, comme Sharepoint par exemple. Pourtant, il existe une fonctionnalité dédiée et bien plus optimale pour importer un document Word directement dans Confluence !
Importer un fichier Word dans Confluence
Cette fonctionnalité vous permet d’intégrer rapidement et efficacement l’intégralité d’un fichier Word dans Confluence : pas besoin d’effectuer un copier/coller ni de saisir manuellement le contenu.
Erreur 3 : Passer à côté de l’intégration avec Jira
Confluence et Jira sont deux outils de la suite Atlassian : ils s’intègrent parfaitement ensemble !
Intégration de Jira
Parmi les intégrations les plus populaires, on retrouve :
- Afficher des demandes Jira dans une page Confluence
- Créer des tickets Jira depuis Confluence
- Insérer des liens vers des pages Confluence dans une demande Jira
Erreur 4 : Utiliser un autre outil pour ses notes personnelles
Vous maîtrisez maintenant l’utilisation de Confluence pour votre documentation d’équipe : vous avez créé des modèles de page pour vos collaborateurs, importé des documents au format Word dans votre espace et ajouté des liens vers votre projet Jira. Mais avez-vous pensé à utiliser Confluence autrement que pour la base de connaissances de votre équipe ? Quand vous suivez une formation, ou quand vous faites de la veille, où sauvegardez-vous les notes que vous avez prises ?
En tant qu’utilisateur de Confluence, vous pouvez créer votre propre espace personnel.
Accès espace personnel Confluence
Pourquoi créer son espace personnel ? Cela vous permet d’expérimenter au sein de Confluence : comme il s’agit de votre espace et non d’un espace d’équipe, vous pouvez tenter de nouvelles macros ou encore de nouvelles mises en page sans vous soucier de l’impact que cela aura auprès de vos collègues. Disposer de son espace Confluence vous permet également de partager d’autres types de contenu avec vos collaborateurs : vous pouvez par exemple lister les articles intéressants que vous avez découverts lors de votre veille, ou recommander des livres à lire.
Erreur 5 : Oublier les raccourcis claviers
Maintenant que vous maîtrisez les principales fonctionnalités de Confluence, gagnez du temps en utilisant les raccourcis claviers ! Ils s’affichent simplement en appuyant sur la touche ? de votre clavier lorsque vous naviguez dans Confluence.
Appuyer sur la touche c pour créer une nouvelle page
Appuyer sur la touche e pour éditer la page courante
Maintenir les touches Ctrl+Shift+b sur Windows ou ⌘+Shift+b sur Mac pour insérer une liste à puces
Vous êtes désormais prêt à passer à la pratique : créez vos modèles de page Confluence, importez vos fichiers Word existants, construisez votre reporting Jira dans Confluence, partagez vos notes dans votre espace personnel et entraînez-vous à utiliser les raccourcis claviers !
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