Confluence pour les débutants : le guide complet

Vos équipes sont riches de connaissances qu’elles documentent dans différents outils : elles écrivent les procédures dans un fichier Word sur Google Drive, sauvegardent les présentations Powerpoint dans Sharepoint et exportent le reporting Jira dans un classeur Excel. Avez-vous déjà estimé le temps passé à chercher une information ? Le nombre d’emails envoyés pour demander où se trouve un fichier ?

Être conscient de ces difficultés est déjà un grand pas en avant ! Vous recherchez un outil capable de remédier à ces problèmes ? Dans cet article, nous vous présentons Confluence, le wiki de la suite Atlassian.

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence est une source de connaissances : vos équipes se tourneront vers cet outil dès qu’elles chercheront une information.

Confluence est aussi une solution de gestion de contenus, ou ECM (Enterprise Content Management) : vous créez, organisez, commentez, partagez et maintenez votre contenu dans un seul et même endroit.

Et concrètement, à quoi ressemble Confluence ?

Trois concepts sont essentiels à comprendre pour utiliser Confluence efficacement :

  • Le tableau de bord est la page d’accueil de Confluence. Vous y retrouvez les dernières mises à jour de contenus, les informations mises en avant par l’administrateur, ou encore les raccourcis vers vos favoris.
  • Les espaces sont des conteneurs de pages. Ce sont en quelque sorte des dossiers qui vous permettent de classer votre documentation par équipe, par département ou par projet, selon ce que vous préférez.
  • Les pages sont l’essence de Confluence : vous créez une page dans un espace pour documenter vos connaissances.

Pourquoi utiliser Confluence ?

Centraliser les connaissances

Confluence permet de rassembler l’ensemble des informations et connaissances d’une entreprise dans le même outil. Qu’il s’agisse du livret d’accueil des nouveaux employés, du compte-rendu de votre comité de pilotage ou encore des exigences produits : toutes les informations utiles à vos équipes sont stockées au sein de Confluence.

Proposer un outil simple aux utilisateurs

Confluence est une solution simple et accessible. Lorsque vous créez une page, vous accédez à un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) auquel tous les publics sont habitués : pas besoin d’être un développeur pour maîtriser Confluence !

 

Une fois votre page créée, vous la consultez aussi bien depuis votre ordinateur que depuis votre tablette. Un simple navigateur Internet suffit pour accéder à Confluence, et si vous avez un smartphone vous pouvez même installer l’application dédiée Android ou iOS. Vous trouvez enfin facilement l’information que vous cherchiez, en toute situation !

Créer une documentation collaborative

La clé d’une documentation réussie est de maintenir le contenu à jour et facilement accessible. Confluence permet de collaborer simplement sur une page : les utilisateurs peuvent commenter, aimer et partager une page en quelques clics.

La fonctionnalité la plus plébiscitée de Confluence est l’édition collaborative, disponible depuis la version 6. Ce mode d’édition vous permet d’éditer une page avec vos collègues, d’une façon similaire à Google Docs : chaque utilisateur est représenté par son avatar en haut à droite de la page, et chacun voit son curseur coloré pour distinguer les auteurs des différents changements.

Comment utiliser Confluence ?

Parcourez les tutoriels disponibles sur notre blog ou contactez-nous pour bénéficier de notre accompagnement !

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