Confluence pour les débutants : le guide complet

Vos équipes sont riches de connaissances qu’elles documentent dans différents outils : elles écrivent les procédures dans un fichier Word sur Google Drive, sauvegardent les présentations Powerpoint dans Sharepoint et exportent le reporting Jira dans un classeur Excel. Avez-vous déjà estimé le temps passé à chercher une information ? Le nombre d’emails envoyés pour demander où se trouve un fichier ?

Être conscient de ces difficultés est déjà un grand pas en avant ! Vous recherchez un outil capable de remédier à ces problèmes ? Dans cet article, nous vous présentons Confluence, le wiki de la suite Atlassian.

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence, créé en 2004, est l’outil de collaboration ou ECM (Enterprise Content Management) développé par l’éditeur Australien, Atlassian. Il est utilisé pour aider les équipes à collaborer et partager leurs connaissances efficacement grâce à des espaces, pages et blogs. Certaines entreprises l’utilisent tel un intranet.

Les utilisateurs peuvent écrire, modifier, commenter et réaliser leur travail au sein d’une seule et même interface. Ils peuvent également insérer différents types de contenus (photos, tableaux, diagrammes…) grâce à l’éditeur de texte enrichi et à la variété de formats de pièces jointes supportés.

L’outil peut-être utiliser par un large public, que ce soit les personnes écrivant les articles, les personnes qui vont les consulter… Cependant Confluence reste très sécurisé et pas à la vue de tous. C’est à vous de choisir ! L’outil dispose d’autorisation et de restriction, au niveau de chaque espace ou page, pour ainsi montrer ce que vous souhaitez à vos clients ou à vos collaborateurs : l’accès au contenu est maîtrisé.

Confluence est disponible sur les systèmes d’exploitation suivants :

💻

Microsoft Windows

🖥

Linux

👨🏽‍💻

MacOS

Et concrètement, à quoi ressemble Confluence ?

Trois concepts sont essentiels à comprendre pour utiliser Confluence

  • Le tableau de bord est la page d’accueil de Confluence. Vous y retrouvez les dernières mises à jour de contenus, les informations mises en avant par l’administrateur, ou encore les raccourcis vers vos favoris.
Tableau de bord confluence cloud

Tableau de bord Confluence Cloud

  • Les espaces sont des conteneurs de pages. Ce sont en quelque sorte des dossiers qui vous permettent de classer votre documentation par équipe, par département ou par projet, selon ce que vous préférez.

💡  Les utilisateurs disposent également d’espaces personnels, où ils peuvent rédiger leur propre documentation, voir les tâches qui leur sont attribuées et les pages qu’ils ont placées en favoris.

  • Les pages sont l’essence de Confluence : vous créez une page dans un espace pour documenter vos connaissances. Ainsi, votre équipe peut avoir accéder à ce continu. Il est facile d’organiser et d’unifier le contenu grâce aux modèles de page. Vous définissez en amont la structure correspondant à vos besoins, ce qui permet aux utilisateurs de démarrer efficacement.

  Pour avoir des pages unifiées, utilisez l’app Blueprint Creator !

édition page confluence cloud

Page Confluence Cloud en mode édition

Pourquoi utiliser Confluence ?

“Plus de 60 000 clients utilisent Confluence pour repenser leurs méthodes de travail.”Atlassian

💡

Centraliser les connaissances

💻

Proposer un outil simple aux utilisateurs

💬

Créer une documentation collaborative

🤝

Documentation de référence pour les clients

Centraliser les connaissances

Confluence permet de rassembler l’ensemble des informations et connaissances d’une entreprise dans le même outil. Qu’il s’agisse du livret d’accueil des nouveaux employés, du compte-rendu de votre comité de pilotage ou encore des exigences produits : toutes les informations utiles à vos équipes sont stockées au sein de Confluence. On peut le qualifier comme un wiki d’entreprise (What I Know Is).

 

Proposer un outil simple aux utilisateurs

Confluence est une solution simple et accessible. Lorsque vous créez une page, vous accédez à un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) auquel tous les publics sont habitués : pas besoin d’être un développeur pour maîtriser Confluence !

Utilisez Confluence pour vos rituels Agile à distance

confluence gif

Mode édition sur Confluence Cloud

Une fois votre page créée, vous la consultez aussi bien depuis votre ordinateur que depuis votre tablette. Un simple navigateur Internet suffit pour accéder à Confluence, et si vous avez un smartphone vous pouvez même installer l’application dédiée Android ou iOS. Vous trouvez enfin facilement l’information que vous cherchiez, en toute situation !

Créer une documentation collaborative

La clé d’une documentation réussie est de maintenir le contenu à jour et facilement accessible. Confluence permet de collaborer simplement sur une page : les utilisateurs peuvent commenter, aimer et partager une page en quelques clics.

La fonctionnalité la plus plébiscitée de Confluence est l’édition collaborative, disponible depuis la version 6. Ce mode d’édition vous permet d’éditer une page avec vos collègues, d’une façon similaire à Google Docs : chaque utilisateur est représenté par son avatar en haut à droite de la page, et chacun voit son curseur coloré pour distinguer les auteurs des différents changements.

Documentation de référence pour les clients

Comme nous vous l’avons évoqué précédemment, Confluence peut être visible par des personnes même externes à l’entreprise, tout dépend des autorisations mises en place lors de la création des espaces ou des pages (vous pouvez également ouvrir ou fermer des accès quand vous le souhaitez).

Confluence peut être réellement une référence pour vos clients, par exemple en tant que « espace questions/réponses » où vos clients trouveront toutes une documentation pour trouver la solution. Lorsque celui-ci s’ouvre à l’externe, certaines entreprises font le choix d’utiliser des pluggins pour customiser l’outil et ainsi le mettre à leurs couleurs (logo, image…).

Utilisation de Confluence : les exemples

🚀

Panification de projet

Une page peut être utilisée pour planifier un projet : objectif, personne assignée à cette tâche, date de rendu.

📝

Exigence produits

Vous pouvez suivre l’avancement du produit dans Confluence, en utilisant un tableau récapitulant les users stories, les demandes…

 

👩🏼‍💻

Notes de réunion

En utilisant l’outil comme notes de réunion, les personnes ayant accès à cette page auront toutes les informations qu’ils doivent savoir. Aucune information n’est perdue, et la communication se fait.

📈

Plan Marketing

Vous pouvez créer des tableaux pour représenter les chiffres relevés ou mettre en évidence vos actions stratégiques. La page sera facilement modifiable par les personnes de l’équipe afin d’être à jour continuellement.

📖

Billet de blog

Vous souhaitez communiquer avec vos salariés à travers des articles de blog ? Confluence est fait pour vous ! Vos équipes aiment savoir ce qu’il se passe dans leur entreprise.

⬇️

Et encore bien d’autres utilisations

Confluence vous propose des templates prêts à l’emploi pour vous faciliter la création de page.

Découvrir les templates

Pourquoi choisir Confluence comme wiki ?

Confluence est le wiki de référence pour les entreprises. Découvrez dans cette vidéo, les 10 bonnes raisons d’utiliser Confluence dans votre organisation. 

Comment utiliser Confluence ?

Nous vous proposons, sur notre blog, des articles pour vous accompagner sur la solution Confluence. Pour débuter, voici ce que nous vous conseillons : L’éditeur de Confluence ; Suivi des réunions dans Confluence ; Confluence : les 5 erreurs à ne pas commettre.

Vous avez des questions sur cette solution ? Contactez nos consultants certifiés Atlassian : conseils, formations, démo.

Actualité Atlassian Cloud : Mars 2021

L’équipe d’Atlassian améliore en permanence ses logiciels en se focalisant sur l’expérience des utilisateurs : Jira, Confluence, JSM – actualités du mois de mars.

Les modèles de page dans Confluence

Comment utiliser les modèles de page dans Confluence ? À quoi servent-ils ? Comment en créer de nouveaux ? Suivez notre article pas à pas et inspirez-vous des templates Atlassian pour vos prochains modèles de page.

3 conseils pour augmenter sa productivité avec draw.io

Draw.io, intégrée à Confluence, décuple l’efficacité de ce wiki. Cette app permet de créer des diagrammes très facilement : Gantt, mindmap, infographie… Des contenus visuels sur vos pages Confluence faciliteront la compréhension des informations par les membres de votre équipe.

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