Comment bien préparer sa migration vers le Cloud Atlassian ?

Avant de commencer la migration, il faut passer par la phase de préparation. Une bonne organisation vous permettra de ne rien laisser au hasard et de migrer vers le Cloud sans perte de données. Dans cette partie, nous allons comprendre réellement quel est votre besoin, pourquoi et comment créer son runbook, quelles sont les personnes à inclure dans votre équipe de migration puis les bonnes pratiques pour migrer.

Nous avons créé différents articles pour vous aider dans votre migration vers le Cloud Atlassian, jetez-y un coup d’œil :

Quelles sont les étapes de la migration ?

16 e-mails à envoyer aux utilisateurs lors de la migration

Quelles questions se poser avant la migration ?

Quel est mon planning ?

Le calendrier de chaque entreprise sera différent en fonction de sa taille et de ses besoins uniques. Les entreprises qui comptent des milliers d’utilisateurs et plusieurs produits Atlassian ont souvent besoin de 6 mois à un an ou plus pour effectuer une migration complète. Pour les petites organisations et celles dont la configuration est plus simple, la migration peut prendre quelques semaines seulement. Plus il y a d’utilisateurs, plus vos processus métier sont complexes et plus le délai sera long.

Complexité Migration Atlassian Cloud

Pour vous aider à estimer votre délai et à planifier la migration vers le cloud de votre entreprise, voici les éléments que vous devez prendre en compte :

  • Les personnes : Avez-vous l’adhésion de la direction ? Votre administrateur Atlassian se concentrera-t-il principalement sur ce projet, ou devra-t-il s’y atteler entre deux tâches ? Votre administrateur va-t-il s’attaquer seul à ce projet ou peut-il constituer une équipe de migration ? Nous recommandons vivement l’approche par équipe !
  • Les données : Devez-vous d’abord nettoyer les données périmées ou « désordonnées » ? Avez-vous personnalisé vos produits et processus de telle sorte que les données ne circulent pas proprement dans votre instance cloud ?
  • Les apps : Toutes les applications de la Marketplace installées sur votre instance Server sont-elles disponibles pour le cloud ? Quelles apps supplémentaires pour le cloud prévoyez-vous d’ajouter une fois la migration terminée ?
  • Les tests : Devez-vous mettre en place un environnement d’essai pour effectuer des tests ? Avez-vous beaucoup de processus complexes et critiques que vous devrez tester avant de déployer le changement ?
  • La gestion des parties prenantes : Vos utilisateurs finaux sont-ils prêts pour ce changement ? Avez-vous mis en place des canaux d’assistance ou d’autres moyens leur permettant de poser des questions et d’obtenir des réponses ? Pour vous aider à accompagner vos utilisateurs, nous vous proposons une communication clé en main : Lire les communications à envoyer aux utilisateurs →

 

Quel est mon budget ?

Même si la migration vers le cloud permet de réaliser des économies à long terme en raison de la réduction des frais généraux, le passage à une structure d’abonnement mensuel ou annuel (au lieu d’un paiement initial pour la licence complète une fois par an) entraîne un changement dans la gestion de votre comptabilité. N’oubliez pas de consulter un membre de votre équipe financière pour savoir si et comment votre budget pourrait être affecté.

Combien d’utilisateurs et de produits dois-je migrer ?

Assurez-vous d’avoir une idée claire des produits et des apps cloud dont vous avez besoin, et de savoir qui aura accès à quoi. À ce stade, prenez le temps de vérifier si chaque utilisateur a toujours besoin d’une licence dans chaque produit dont il dispose actuellement (idem pour vos apps Marketplace) et restez attentif aux possibilités de simplification ou de rationalisation.

Si vous prévoyez de migrer plus de 1 000 utilisateurs, n’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de conseils d’experts et d’une assistance dans la planification et l’exécution de votre migration.

Quels membres inclurent dans mon équipe de migration ?

Utilisateurs Jira Confluence

Utilisateurs Jira/Confluence

Un représentant par équipe utilisant Jira ou Confluence afin de prévenir et comprendre les enjeux

RSSI

RSSI

Le Responsable de la Sécurité des Systèmes de votre entreprise pour garantir la sécurité tout au long de la mise en oeuvre

Maintenance solutions Atlassian

Maintenance solutions Atlassian

Les personnes en charge de la maintenance de vos solutions Atlassian

Si vous souhaitez convaincre ces personnes de rejoindre votre équipe de migration, Manon Soubies-Camy, consultante Atlassian, a préparé une suite d’e-mail pour vous aider (e-mails prérédigés à leur envoyer, bonnes pratiques).

Pourquoi et comment créer un runbook ?

Pour migrer vers le Cloud sereinement, nous vous conseillons de créer un runbook. Il s’agit d’un guide détaillé contenant toutes les étapes requises afin d’éviter les bloqueurs en cours de migration. Celui-ci comprend toutes les étapes ainsi que les tâches associées et les documents pouvant vous aider lors du déroulé de la migration. Pour comprendre les enjeux de la création d’un runbook dans votre stratégie de migration, lisez cet article : Pourquoi créer un runbook ?

Télécharger votre runbook

Dans ce runbook, vous aurez accès aux étapes de la migration, aux tâches, à la durée et à des ressources utiles. Il ne vous restera plus qu’à compléter le tableau avec vos équipes.

5 conseils pour réussir ma migration vers le cloud

Conseil 1 : Communiquez après des utilisateurs

Le changement peut faire peur, surtout si les salariés de l’entreprise utilisent la version Server depuis longtemps. Pour assurer la migration vers le Cloud, pensez à envoyer des communications adaptées aux utilisateurs en leur indiquant pourquoi vous souhaitez migrer, quand cela va être fait et qu’est-ce qui va changer pour eux. Vous pouvez communiquer par mail, canal Slack ou sur le blog interne.

👉 Lire les e-mails à envoyer aux utilisateurs →

 

Conseil 2 : Testez les solutions Atlassian Cloud gratuitement 

Avant de lancer votre migration vers le Cloud, testez gratuitement Jira ou Confluence pour vous familiariser avec ces logiciels SaaS : découvrez les nouvelles fonctionnalités, les différences avec Server. Pour tester gratuitement le cloud, lisez cet article : Essayer la version gratuite de Jira

Conseil 3 : Déterminez si vous avez besoin d’une intégration SSO

Atlassian Access propose un abonnement à l’échelle de l’entreprise pour renforcer la sécurité et centraliser l’administration de tous les produits Atlassian Cloud de votre organisation. Si vous prévoyez d’utiliser l’authentification unique SAML, le provisionnement des utilisateurs ou de synchroniser des groupes à partir d’un annuaire externe dans le cloud, vous devrez probablement vous abonner à Access.

👉 Comprendre à quoi sert Atlassian Access

Conseil 4 : Assurez-vous que vous disposez d’une version Server prise en charge

Cette étape consiste à vérifier que vous utilisez une version Server prise en charge pour votre méthode de migration. Vous devez forcément mettre à jour votre site si votre version est inférieure à la version Jira 7.6.0. De plus, Atlassian conseille de mettre à niveau votre site vers la dernière version proposée par Server pour faciliter votre migration.

Conseil 5 : Vérifiez les accès

Jira et Confluence peuvent être configurés pour autoriser un accès anonyme ou public, ce qui permet à n’importe qui d’accéder à votre site, qu’il soit ou non connecté. Avant de migrer vers le cloud, vérifiez que vos paramètres d’accès correspondent à ceux que vous souhaiteriez utiliser dans le cloud.

Le Cloud, la nouvelle maison de Vilogia

En 2022, Vilogia confie à Twybee sa migration de Jira Software vers le cloud Atlassian. Objectif : décupler la puissance et la sécurité de ses outils informatiques en vue d’accompagner la croissance du groupe.

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