Le Cloud, la nouvelle maison de Vilogia

Le bailleur, constructeur et aménageur Vilogia compte parmi les acteurs incontournables du secteur de l’immobilier social. En 2022, l’entreprise confie à Twybee sa migration de Jira Software vers le cloud Atlassian. Objectif : décupler la puissance et la sécurité de ses outils informatiques en vue d’accompagner la croissance du groupe. Récit d’une migration menée main dans la main.

Vilogia : un groupe en pleine expansion utilisateur de Jira Software

L’entreprise, spécialisée dans l’immobilier social en France, loge actuellement près de 160 000 personnes aux revenus modestes. Chaque année, plus de 2 000 logements neufs estampillés Vilogia sortent de terre. Ce dynamisme rime avec une augmentation croissante des requêtes et des projets à gérer.

Pour accompagner le développement du groupe et répondre de manière efficiente au besoin de centralisation des demandes et de solutions de gestion de projet, les 50 collaborateurs de la DSIN (Direction des Systèmes d’Information et du Numérique) exploitent Jira Software. Le logiciel d’Atlassian leur permet de s’organiser et de collaborer avec tous les membres du centre de services.

Naissance du projet de migration Jira vers le cloud Atlassian

Quand l’équipe en charge de Jira Software souhaite intégrer de nouvelles apps afin d’exploiter de nouvelles fonctionnalités aux projets, elle se heurte à un problème. Aucune mise à jour n’a été réalisée depuis 2018, rendant impossible l’ajout de nouvelles apps. Jira dans sa version Server apparaît dès lors comme un frein à la croissance.

C’est alors qu’Anthony Langeron, architecte technique chez Vilogia, décide de migrer Jira vers le cloud Atlassian. Ce projet vise plusieurs objectifs :

  • Jouir des nouvelles fonctionnalités offertes par la solution.
  • Bénéficier d’une sécurité accrue des données.
  • Intégrer les nouvelles apps aisément.

Le projet de migration, initialement mené en interne, souffre du manque de temps des équipes. Anthony Langeron décide alors de rechercher un partenaire Atlassian capable de l’assister tout au long de cette mission.

Twybee : un partenaire Atlassian de choix pour une migration Jira Server vers Cloud

Le choix d’Anthony Langeron se porte naturellement sur Twybee dont l’expérience comptabilise plus de 50 migrations de Server vers Cloud et qui mise tout particulièrement sur ce type d’hébergement. Accompagné par Alexis Robert, dirigeant de Twybee, Anthony Langeron témoigne : “Le premier contact avec Alexis a été très bon, ses réponses étaient pertinentes. Il m’a conseillé dès le début, ce qui m’a rassuré sur le fait que Twybee maîtrisait la migration vers le cloud.”

Information essentielle à retenir : Depuis le 2 février 2021, Atlassian n’effectue plus de mises à jour sur les logiciels Server. Pour garantir la sécurité et bénéficier d’une innovation continue, Twybee recommande vivement de migrer vers le cloud avant la date de fin du support (15 février 2024).

Une migration Jira Server vers Cloud en 5 étapes

C’est sous le signe de la collaboration entre les équipes de Vilogia et de Twybee que la migration s’opère. Parfaitement orchestrée, elle respecte un déroulement en 5 phases.

Étape 1 : comprendre les besoins

Pour mieux cerner les enjeux de cette migration, Twybee met en place une session de questions/réponses. « Sur quelle version Server l’entreprise travaille-t-elle ? Combien d’utilisateurs interviennent ? Combien d’apps sont vouées à migrer ? » Vilogia détaille alors son utilisation de Jira Software, la mettant en perspective avec son besoin futur.

Étape 2 : garantir la sécurité

Pour répondre aux enjeux du groupe Vilogia et en sécuriser les données qui seront basculées sur la future instance Cloud, Alexis préconise l’utilisation d’Atlassian Access. Cette solution 100 % Atlassian Cloud est un connecteur de SSO (fournisseur d’identité) très facile à implémenter avec les outils de la suite. Avec Atlassian Access, Vilogia offre à ses utilisateurs un moyen de s’identifier où qu’ils soient et ce, en toute sécurité. Les données de l’entreprise sont protégées et les accès aux logiciels minutieusement gérés.

Étape 3 : tester la migration des données

Une fois la mise à jour du site Jira Software Server réalisée, il s’agit de créer une instance de test de la migration des données. Cette phase permet d’analyser le process de migration en détail sans pour autant impacter les utilisateurs. Alexis procède alors au transfert des données vers un site cloud. En amont, les éléments impossibles à migrer vers la nouvelle version de Jira (ex : comptes utilisateurs en double) font l’objet de corrections.

Étape 4 : se familiariser avec la solution

La version Cloud de test est exploitée pendant 2 à 3 semaines par quelques utilisateurs au sein de Vilogia. Leur rôle : vérifier que toutes les données et actions restent opérationnelles.

Etape 5 : finaliser la migration vers Jira Software Cloud

Le jour J, après avoir programmé l’instance Server en mode lecture seule (pour éviter que des utilisateurs ne modifient des données lors de la bascule), Twybee finalise la migration en moins d’un jour, sans perte de données.

Grâce à cette organisation en binôme impulsée par Twybee, Vilogia a saisi toutes les subtilités de la migration et en a identifié les données bloquantes. Un niveau de communication hors pair entre les organisateurs et les utilisateurs finaux a permis au passage vers le cloud de se dérouler parfaitement et sans frictions.

Migration vers le Cloud : 4 bonnes pratiques à retenir

Cette migration de Jira Server vers Cloud orchestrée par Twybee pour Vilogia est un succès en raison de plusieurs facteurs positifs.

Communiquer avec les utilisateurs Jira Software

En amont de la migration

L’équipe d’Anthony Langeron, architecte technique chez Vilogia, a réalisé une présentation du projet, détaillant le planning mis en place pour cette occasion et les changements qui en découlaient. L’état d’avancement était en outre connu des utilisateurs et ce, tout au long de l’évolution du projet ainsi que lors de la phase de test durant laquelle les volontaires qui le souhaitaient pouvaient tester la nouvelle version.

Résultat de cette communication au long cours : les utilisateurs n’ont eu aucun souci d’adaptabilité. Ils se sont très vite habitués à la nouvelle solution. Anthony Langeron déclare à ce titre que “Certains utilisateurs ont eu quelques peurs au niveau du management car la nouvelle interface changeait beaucoup de celle que nous utilisions. Après quelques heures à jouer avec, les peurs se sont dissipées et la nouvelle interface a été appréciée.”

Quelques semaines après la migration

Vilogia a organisé une présentation de « JIRA Cloud @ Vilogia » pour la DSIN. Le but consistait à montrer comment Vilogia utilisait Jira désormais, à présenter la nouvelle interface et les nouvelles possibilités et à obtenir le retour terrain des utilisateurs à la suite de la migration.

Une présentation en 2 parties :

  • 1ère partie (30 minutes) : tour d’horizon de l’outil avec gestion des projets, tickets, champs personnalisés, workflows, rapports, recherches et filtres, tableaux, plug-ins, automatisation.
  • 2e partie (30 minutes) : série de questions / réponses afin d’accélérer l’adhésion à l’outil et de faciliter la prise en main via les manipulations en live pour répondre aux questions.

 

Nous conseillons une telle présentation à la suite de la mise en place d’un nouvel outil dans une équipe/BU. En effet, tous les utilisateurs ne prennent pas le temps ou ne savent pas forcément à qui s’adresser lors d’une question/d’un problème.” Anthony Langeron, architecte technique chez Vilogia.

 

Faire tester la nouvelle version Cloud à un groupe d’utilisateurs

En donnant accès au site test de Jira Software Cloud à un groupe d’utilisateurs, l’équipe de migration a obtenu un retour fiable concernant la cohérence des données migrées. Les utilisateurs ont quant à eux pu se familiariser avec la solution afin de la maîtriser progressivement.

Faire appel à un partenaire Atlassian

En choisissant de faire appel à un partenaire Atlassian et à des consultants certifiés, Vilogia s’est assurée de bénéficier des bonnes pratiques en matière de migration vers le cloud. Le bailleur social a ainsi pu régler facilement certaines complications survenues lors des tests de migration grâce à la présence active de Twybee. “Lors des tests de migration, Alexis a identifié qu’une partie des données étaient non valides (comptes utilisateurs en double ou erronés). Il nous a alors indiqué comment les résoudre afin d’éviter d’avoir les mêmes soucis lors de la bascule” déclare Anthony Langeron.

Conjuguer migration et sécurité

En migrant vers Jira Software, Vilogia a souhaité renforcer sa stratégie de sécurité et de gouvernance. Atlassian Access, outil faisant le lien entre les logiciels Atlassian Cloud et le fournisseur d’identité (SSO), permet aujourd’hui à l’entreprise de gérer facilement ses utilisateurs ainsi que l’administration des politiques d’authentification.

Top 3 des atouts d’une migration Jira Server vers Cloud

Cette migration menée en étroite collaboration avec Twybee, partenaire Atlassian certifié, a permis au groupe d’immobilier social de maîtriser chaque aspect du transfert de données en direction du cloud mais aussi :

  • De gagner en rapidité grâce à la présence de fonctionnalités présentes dans la solution Jira Software Cloud.
  • D’utiliser de nouvelles apps telles que Xray pour la gestion des tests, Issue Timeline, Time in status reports et Microsoft Team Jira Integration.

De sécuriser ses instances : grâce à Atlassian Access, Vilogia renforce sa stratégie de protection des données. En parallèle, les équipes d’Atlassian travaillent en continu pour sécuriser les informations des clients cloud.

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