Atlas, le répertoire projets d’Atlassian – Le guide

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, que les équipes grandissent et que le travail s’intensifie, la clarté dans l’information se réduit.

Il existe aujourd’hui de nombreux outils de ticketing pour faciliter le travail, clarifier les tâches et définir clairement les objectifs mais l’écart entre les équipes se creuse suite aux nombres importants de projets et d’informations.

Que ce soit les hauts dirigeants, les responsables ou les membres d’une petite équipe, nous souhaitons tous savoir quels sont les enjeux actuels de l’entreprise. Un outil existe pour interconnecter les équipes et casser les silos : Atlas.

Pour naviguer plus facilement dans l’article, voici les différents points que nous allons aborder :

Qu’est-ce qu’Atlas ?
Qui utilise Atlas ?
Pourquoi l’utiliser ?
Débuter sur Atlas
Résultat suite à l’installation d’Atlas
FAQ Atlas

Qu’est-ce que le logiciel Atlas ?

Atlas, c’est le répertoire de tous les projets de l’entreprise. Vous suivez l’évolution du travail de chaque équipe rapidement et facilement. Grâce à cette interface unique, l’information n’a jamais été aussi simple à trouver. Anciennement appelé Team Central, ce logiciel se donne le défi de répondre à 4 questions cruciales :

Que faisons-nous ?

En définissant clairement ce que vous allez faire, votre travail est directement en lien avec les résultats de l’entreprise. Les utilisateurs pourront facilement comprendre en quoi consiste le projet.

Pourquoi nous le faisons ?

Chaque travail est suivi d’un objectif à atteindre. Afin de comprendre plus finement pourquoi ce projet est en cours, il faut définir d’où vient l’idée :

  • Atteindre une nouvelle audience
  • Étendre l’accès à l’application sur le marché allemand

Votre travail n’est pas insignifiant et fait avancer l’ensemble des objectifs de l’entreprise.

Qui travaille sur le sujet ?

Connaître quelle équipe et quelles personnes travaillent sur le projet ajoute de la transparence à l’entreprise. Une question sur celui-ci, vous savez exactement à qui vous adresser !

Comment se passe le projet ?

Grâce aux mises à jour hebdomadaires et aux notifications Email/Slack/Teams, les personnes abonnées aux projets peuvent suivre l’avancée de ceux-ci aux travers des différents statuts et des commentaires.

Projet Atlas

Vue d’un projet sur Atlas

Qui utilise Atlas ?

Atlas est utilisé par les entreprises souhaitant garder un œil sur l’ensemble des projets de l’organisation. Grâce à ce logiciel, les équipes gagnent du temps en limitant les réunions inutiles et les centaines d’e-mails envoyés : Chaque personne passe en moyenne 103h dans des réunions inutiles (par an) ⏰

En résumé, les équipes qui utilisent ce logiciel souhaitent :

😴

PASSER DE ÇA

Des réunions hebdomadaires sous forme de long monologue.

👉

🕺🏻

À ÇA

Des mises à jour écrites et lues de manière asynchrone afin de pouvoir réorienter ou annuler les réunions.

Pourquoi utiliser Atlas ?

Le logiciel Atlas n’est pas conçu pour remplacer Jira, Trello ou encore Monday, mais plutôt pour les amplifier en améliorant la communication entre les équipes en :

  • Ayant le même langage pour communiquer sur l’avancé de leurs projets (grâce aux 4 questions vu ci-dessus).
  • En créant un rythme de fonctionnement partagé (une habitude pour chaque équipe) pour les aider à communiquer fréquemment et à connecter ce travail aux résultats : chaque vendredi, la personne en charge en charge des projets / objectifs met à jour le statut de ceux-ci.

Cet outil est spécialement conçu pour permettre la communication entre les équipes, et non au sein des équipes.

 

Le plus grand avantage que nous retirons d’Atlas est l’alignement des équipes – entre les équipes Produit, Design et d’Ingénierie. – Canva

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Débuter sur Atlas

Pour que vous compreniez plus facilement comment fonctionne ce logiciel Atlassian, nous allons rentrer dans la peau d’Alexis, directeur de l’entreprise Involus. Ce dernier trouve qu’il manque de visibilité sur les projets en cours, il souhaite donc mettre place Atlas au sein de son organisation.

La mise en place d’Atlas par l’administrateur Atlassian

Afin de jaillir des fonctionnalités de l’outil, l’administrateur Atlassian d’Involus va mettre en place la solution puis ajouter tous les utilisateurs pour qu’ils puissent l’utiliser. Pour retrouver le logiciel, vous devez aller dans les petits points en haut à gauche de votre site Atlassian puis cliquer sur Atlas.

👉 Pour mettre en place Atlas au sein de votre entreprise

Basculer vers Atlas

Basculer vers le logiciel Atlas depuis Jira

Associer Atlas à Slack

Intégrer Atlas à Slack permet à vos parties prenantes de rester connectées aux projets et aux objectifs de l’entreprise. Dès qu’une nouvelle mise à jour est effectuée sur un projet, l’évènement est publié sur le canal Slack attitré.

👉 Pour associer Atlas à Slack

 

Associer Atlas à Teams

Grâce à l’intégration avec Teams, les utilisateurs recevront des résumés hebdomadaires et mensuels avec les dernières mises à jour des projets et des objectifs.

👉 Pour associer Atlas à Teams

 

Les équipes créent leurs projets

Pour communiquer sur les projets, chaque équipe doit créer ses projets en cours et ceux à venir. Cette partie consiste à partager les éléments importants du projet en répondant aux 4 questions vues précédemment.

 

Créer un projet sur Atlas

  1. Cliquez sur le bouton “New” dans la barre de menu puis “Project”
  2. Remplissez les éléments avec le nom du projet, la couleur de votre icône et l’émoticône associée (ces données peuvent être changées tout au long du projet), puis cliquez sur le bouton “Create project”.
Créer un projet Atlas

Créer un projet sur Atlas

3. Suite à cela une fenêtre d’édition s’ouvre. Répondez aux questions en cliquant sur l’icône crayon.

Éditer un projet Atlas

Éditer un projet sur Atlas

4. Ensuite, ajoutez plus de contexte en remplissant la partie de gauche :

  • Contributors : L’équipe en charge du projet. Toutes les personnes impliquées peuvent écrire et lire les mises à jour.

  • What goals does this contribute to : L’objectif à atteindre (Le nom de l’objectif, qui est en charge et quand doit-il être atteint. C’est possible d’en mettre plusieurs).

  • Related project : Les projets qui sont en lien avec ce projet.

  • Where is the work tracked : Votre outil de gestion de projet (Jira Software, Jira Work Management, Asana ou Google Sheet).

  • Links : Les liens utiles à ce projet (Ticket Jira, page Confluence ou autres liens).

✅ Au moment de la rédaction des objectifs, il ne peut y avoir qu’un seul propriétaire.

Les utilisateurs suivent les projets qui les intéressent

Fonctionnalité particulièrement utile pour les managers et les dirigeants, elle permet de suivre en un clic tous les projets et les objectifs. En devenant Follower (Suiveur), chaque lundi, vous recevrez un résumé des mises à jour faites.

Tout d’abord, si vous créez un projet ou que vous travaillez sur un projet, vous suivez automatiquement les mises à jour. Si ce n’est pas le cas, voici comment faire pour suivre le travail :

 

Suivre les projets

Allez dans le menu Projects puis cliquez sur Follow pour vous abonner aux projets que vous intéressent.

Suivi des projets Atlas

Suivre un projet sur Atlas

Suivre les objectifs

Allez dans le menu Projects puis cliquez sur Follow pour vous abonner aux projets que vous intéressent.

 

Suivre les tags

Lorsque vous cliquez sur un tag présent sur un projet ou un objectif, vous allez être automatiquement redirigé vers la page du tag. Cliquez ensuite sur le bouton Follow pour suivre tous les projets et objectifs liés à ce tag.

 

Les équipes mettent à jour le statut du projet

Chaque vendredi, chaque équipe reçoit un rappel pour rédiger une mise à jour communiquant l’état d’avancement du projet, en soulignant les résultats obtenus au cours de la semaine.

 

Mettre à jour le statut

Pour communiquer aux parties prenantes et aux suiveurs du projet/objectif, vous devez inscrire un texte de maximum 280 caractères. Pourquoi aussi peu ? Pour vous obliger à rester concis. N’hésitez pas à utiliser des émoticônes, des images et des vidéos afin d’être le plus clair possible.

Mise à jour projet Atlas

Mise à jour du statut sur Atlas

✅ Les projets sont mis à jour chaque semaine et les objectifs tous les mois.

Compréhension des statuts

Pour mettre à jour les projets et les objectifs, il existe 6 statuts. Voyons ensemble en quoi il consiste et comment les utiliser :

  • OFF TRACK = le projet / l’objectif est créé mais n’a pas encore commencé
  • ON TRACK = en cours, tout se passe pour le mieux !
  • AT RISK = ralentissement du projet, l’objectif ne va peut-être pas être atteint

Lors de l’ajout de ces 3 derniers statuts, les abonnés reçoivent des notifications.

  • PENDING = en attente d’une confirmation / d’une validation pour continuer le projet ou atteindre l’objectif
  • PAUSED = objectif ou projet en pause (car besoin de priorisation des autres tâches)
  • COMPLETED = objectif atteint / projet terminé

Lors de l’ajout de ces 3 derniers statuts, les gens abonnés ne reçoivent plus de notifications.

✅ Le nom des statuts ne peut pas être modifié.

Les utilisateurs visualisent les mises à jour

Nul de besoin d’avoir un onglet Atlas toujours ouvert sur votre navigateur. Chaque lundi, les utilisateurs reçoivent un résumé personnalisé avec les mises à jour des projets et des objectifs. Ce rendez-vous hebdomadaire peut se faire par e-mail, par Slack ou par Teams (C’est à l’administrateur Atlassian de faire la configuration adaptée à l’entreprise).

Les followers des projets / des objectifs peuvent également se rendre sur l’application pour visualiser les dernières mises à jour. Il suffit d’aller sur la Home page du logiciel et de sélectionner “Project updates” ou “Goal updates”.

Home page Atlas

Mises à jour Atlas

Autres utilisations d’Atlas

Répertoire d’entreprise

Le répertoire d’entreprise est un peu comme un trombinoscope mais avec plus de détails. Vous saurez qui est dans quelle équipe, quels sont les postes occupés ou sur quels projets ils travaillent. Se connecter avec les gens n’a jamais été aussi simple avec Atlas ! Dans l’onglet Teams, retrouvez toutes les informations sur les salariés.

 

Help directory

Le répertoire d’aide est l’endroit où les membres vont proposer leur aide ou en demander. Si vous avez un blocage, peut-être qu’une autre équipe peut vous venir en aide. Plus besoin de chercher la bonne personne ou le bon service à qui s’adresser, le Help Directory est le point de rendez-vous de l’entreprise.

 

Exemple d’utilisation du Help Directory

Les membres de votre équipe vous posent 100 fois la même question ? Éditez-la pour qu’ils aient juste à regarder sur ce répertoire d’aide. Plus agréable pour vous de ne pas répéter la même chose et plus rapide pour eux !

 

Un outil de reconnaissance salarial

La reconnaissance au travail est un levier de motivation très fort. Atlas a mis en place une fonctionnalité permettant aux managers de féliciter les efforts fournis de leur équipe sur un projet. Son nom : les Kudos. Un moyen simple et fun de remercier ses collaborateurs !

 

Les Kudos : comment ça marche ?

Sur chaque profil des salariés, un bouton « Féliciter » est disponible. En cliquant dessus, vous aurez accès à un éditeur afin de créer votre message de remerciement. Suite à cela, la personne en question recevra un e-mail grâce à son excellent travail.

👉 En savoir plus sur les kudos

 

Kudos Atlas

Donner des Kudos à vos salariés

« Atlas représente un énorme atout pour mon équipe mondiale. Toutes les parties prenantes peuvent suivre les projets. Plus personne ne se demande où en est tel ou tel projet. » – Kim Hanson, Vice President of Product Engineering, Turnitin

Les résultats au bout de 3 mois d’utilisation d’Atlas

💬

Meilleure communication

Depuis l’installation d’Atlas au cœur de l’entreprise Involus, les salariés se sentent beaucoup plus impliqués dans les résultats de l’entreprise. Chaque personne peut comprendre et connaître les projets et les objectifs des équipes et voir comment ils évoluent.

Gain de temps

Grâce aux mises à jour hebdomadaires, les salariés n’ont plus besoin d’assister à des réunions interminables. Ils reçoivent les notifications là où ils collaborent avec leurs collègues : par e-mail, sur Slack ou sur Teams.

👬

Meilleure connaissance des équipes

Grâce au répertoire d’équipe, les salariés connaissent davantage les personnes de l’entreprise : Que font-ils ? Dans quelles équipes font-elles partie ? Quelle est la hiérarchie de l’équipe ? Depuis quand sont-elles dans l’entreprise ?

FAQ sur l’outil Atlas

Combien coûte Atlas ?

Il existe 3 plans différents : Free, Standard et Premium. Le plan Standard et Premium sont pour les entreprises ayant des demandes précises en matière de sécurité et de customisation.

Prix Atlas Atlassian

Quelles versions de Jira peuvent être liées à Atlas ?

Toutes les versions de Jira peuvent être liées : Jira Work Management, Jira Software, Jira Service Management et Jira Product Discovery.

Atlas est-il certifié SOC2 ?

Atlas devrait recevoir la certification SOC2 d’ici octobre 2022.

Team Central et Atlas : quelles différences ?

Vous vous souvenez de Watermelon ou Team Central ? Et bien ce sont les anciens noms d’Atlas. En changeant son nom, le logiciel a développé de nombreuses fonctionnalités permettant aux équipes de mieux suivre les projets et les objectifs de l’entreprise.

Puis-je ajouter mes objectifs directement dans Jira Software ?

Oui, vous pouvez ajouter vos objectifs directement dans Jira Software. À partir de la page épic de Jira Software, vous pouvez lier ou créer un objectif géré par Atlas pour visualiser facilement les résultats générés par le travail. De plus, vous pouvez lier et synchroniser des projets alimentés par Atlas avec des epics Jira Software, ce qui permet à quiconque d’obtenir un résumé rapide du dernier statut du travail, le tout depuis Jira Software.

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